Начальник отдела документационного обеспечения

1.Контроль ведения делопроизводства в аппарате организации по 4 юридическим лицам:
- Ведение, учет, обеспечение хранения договоров/соглашений/контрактов;
- Контроль приема, регистрации и передачи входящей корреспонденции и контроль исполнения после рассмотрения руководителя организации;
- Контроль регистрации и отправки исходящей корреспонденции.
- Обеспечение подготовки проектов организационно-распорядительной документации;
- Составление номенклатуры дел по 4 юридическим лицам;
- Проведение внутреннего аудита по филиалам организации по выбранному направлению;
- Ответственность за сохранность печатей и штампов организации;
- Работа ККМ.
2.Обеспечение организационно - технической подготовки совещаний совета директоров.
Участие в конференциях организации по предоставлению отчетности отдела,
ведение протоколов, контроль за сроками исполнения решений.
Подготовка аналитических отчетов, смет и докладов по заказу Директоров департаментов;
3.Проведение тренингов ораторского мастерства для младшего персонала Юридического департамента.
4.Ведение служебных проверок.
5.Создание и контроль исполнения инструкций и положений, регламентов. Разработка схем и внедрение бизнес-процессов.
- Проведение внутренних аудитов. Оказание методической помощи в совершенствовании форм и методов работы с документацией.
6. Бюджетирование административно-хозяйственных расходов. Проведение инвентаризаций.
Административно-хозяйственное сопровождение жизнедеятельности предприятия. Организация питания. Организация работы офисного автотранспорта, контроль работы клиринговой службы в организации.
Координация, контроль, осуществление надзора за проведением строительных, отделочных работ офисных помещений.
7.Архив. Обеспечение хранения документов в архиве, выдача и прием документов в архив.
ДОСТИЖЕНИЯ: организация работы отдела "с нуля".

Организационно- техническое обеспечение административно-
распорядительной деятельности руководителя организации.
Ведение делопроизводства (оформление приказов и распоряжений по всей организации, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, оформление командировочных документов и приказов, создание и ведение номенклатуры дел организации, подготовка дел для сдачи в архив, разработка положений и должностных инструкций, оформление и отправка почтовых отправлений, ведение журналов регистрации документов, формирование отчетов в контролирующие организации).
Организация проведения переговоров руководителя.
Организационная подготовка заседаний и совещаний, ведение протоколов.
Контроль за исполнением руководителями подразделений изданных приказов и
распоряжений, взятых на контроль.
ДОСТИЖЕНИЯ: создание структурированного документопотока по всей организации, тщательно контролируемая система движения документов в организации.

1. Поиск потенциальных клиентов;
- ведение коммерческих переговоров с клиентами;
- оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения начальника отдела оптовых продаж;
- выяснение потребностей клиентов в продукции, и согласование заказа с клиентом в соответствие с его потребностями и наличием ассортимента на складе;
- мотивация клиентов на работу с компанией, в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта;
- предоставление отчетов по итогам в работы в соответствии с регламентом работы отдела.

2. Обеспечение продаж:
- прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции;
- осуществление информационной поддержки клиентов;
- осуществление информирования клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулирования спроса, времени прихода продукции на склад;
- окончательное согласование с клиентом условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции;
- передача заявок на доставку продукции клиентам в отдел логистики;
- участие в разработке и реализации проектов, связанных с деятельностью отдела оптовых продаж;
- взаимодействие с подразделениями компании с целью выполнения возложенных задач;
- поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной системе.

3. Контроль:
- контроль отгрузок продукции клиентам;
- контроль финансовой дисциплины клиента на основе документов и предупреждение о сроках оплаты.

Подбор кадров и организация обучения персонала.
Руководство сбытом продукции отдела, разработка ценовой и скидочной политики.
Организация и контроль работы менеджеров по продажам.
Координация разработки перспективных и текущих планов сбыта продукции.
Организация работы по ведению, анализу и систематизации клиентской базы.
Контроль состояние дебиторской и кредиторской задолженности клиентов.
Разработка критериев оплаты менеджеров отдела продаж.
Организация обучения, тренингов для менеджеров отдела продаж.
Участие в выставках.
Решение рекламационных вопросов по товару с клиентами, составление необходимой документации.
Контроль ведения первичной документации.

Планирование и аналитическая работа:
- составление ежемесячного плана продаж;
- анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентов компании;
- предоставление отчетов по итогам в работы в соответствии с регламентом работы отдела.
Обеспечение продаж:
- прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции;
- осуществление информационной поддержки клиентов;
- осуществление информирования клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулирования спроса, времени прихода продукции на склад;
- окончательное согласование с клиентом условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции;
- передача заявок на доставку продукцию клиентам в отдел логистики;
- участие в разработке и реализации проектов связанных с деятельностью отдела оптовых продаж;
- взаимодействие с подразделениями компании с целью выполнения возложенных задач;
- участие в рабочих совещаниях;
- ведение рабочей и отчетной документации.
- поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной системе.
Контроль:
- контроль отгрузок продукции клиентам;
- организация и контроль работы менеджеров по продажам;
- контроль финансовой дисциплины клиента на основе документов и предупреждение о сроках оплаты.

Организация методической работы учебно-методического кабинета;
Ведение делопроизводства;
Обеспечение сотрудников подразделения необходимыми для работы материалами;
Подготовка учебно-методических материалов к публикации.