Ассистент, Офис-менеджер

Административная поддержка и документооборот:

-обработка входящей/исходящей корреспонденции (приём, регистрация, учёт, передача);
-документационное обеспечение (подготовка, хранение, сдача в архив);
-формирование заявок на оплату в Битрикс24;
-обеспечение офиса и кухни: заказ канцелярии, бытовых принадлежностей, продуктов, контроль остатков;
-координация логистики: заказ такси для сотрудников, курьерской доставки, работа с Почтой России;
-взаимодействие с бизнес‑центром и контрагентами по передаче документов;
-встреча и сопровождение гостей (приготовление напитков), обработка входящих звонков и писем.

Обеспечивала аналитику для руководства.

Участвовала в организации мероприятий премиального уровня.

Обеспечивала бесперебойную административную поддержку директора, оперативно выполняя поручения и замещая его в период отсутствия, включая участие во встречах с руководством.

Вела финансовый документооборот: формировала заявки на оплату в 1С, принимала платежи через PayKeeper, контролировала закрывающие документы и акты сверок.

Сопровождала менеджеров по продажам в части документооборота и взаимодействия с бухгалтерией, что обеспечивало своевременное закрытие сделок и корректную отчётность.

Работала с договорами на организацию мероприятий, контролировала корректность оформления и своевременную передачу на подпись руководству.

Вела базы данных гостей (Opera, LEC, TNG), обеспечивая актуальность и точность информации.

Координировала внутренние и внешние коммуникации: распределение звонков, взаимодействие с курьерскими службами, контроль движения документов между филиалами и контрагентами.

Эффективно работала в режиме многозадачности, поддерживая высокий уровень сервиса и соблюдение сроков в условиях высокой нагрузки.