Помощник генерального директора

Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению деятельности Директора

Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение

Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей
Организация встреч, совещания, заседания, деловые переговоры, прием и пребывание посетителей, гостей Директора
Обеспечивает подготовку заседаний и совещаний, проводимых Директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня)
Поиск информации по просьбе Директора
Принимать и систематизировать поступающую на рассмотрение Директора корреспонденцию

Ведение делопроизводства,составление деловых писем, запросов и других необходимых документов

Подготовка и оформление деловой корреспонденции и внутренней документации

Ознакомление и контроль выполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений

Организация коммуникаций между сотрудниками и Директором

Выполнение личных поручений Директора

Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ хозяйственных, канцелярских товаров)
Исполнение личных поручений, касающихся заказов/бронирования авиа- , ж/д билетов, гостиниц;
Организация работы курьера, личного водителя руководителя, системного администратора, технического персонала.
Передача в структурные подразделения или конкретным исполнителям распоряжений, приказов, контроль их исполнения работниками компании, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль

Прием и распределение телефонных звонков ( мини-АТС)

Регистрация входящих/исходящих документов, факсовых сообщений

Прием телефонных обращений

Регистрация обращений граждан в специализированной системе

Предоставление гражданам справочной информации по телефону

Прием и регистрация обращений из гос.структур

Формирование и рассылка официальных ответов на письменные обращения граждан и запросы гос.структур

Формирование и ведение реестра обращений

Архивация письменных обращений граждан и запросов гос.структур

Архивация официальных ответов на обращения граждан и на запросы гос.структур



Благодарственное письмо от Комитета по транспорта

Регистрация посетителей; оформление пропусков; изменение уровней доступа персонала и арендаторов в системе контроля доступа по указанию Главного инженера объекта;
- Выдача и прием ключей от помещений арендаторов в соответствии с полученными инструкциями;
- Ответы на телефонные звонки в соответствии с полученными инструкциями;
- Перевод телефонных звонков по назначению;
- Прием, передача и обмен письменной корреспонденцией с арендаторами, посетителями, третьими лицами, а также посредством электронной почты, по факсу, по адресу;
- Ответы на общие вопросы посетителей о бизнес-центре;
- Ведение документации в рамках выполнения функциональных обязанностей;
- Составление отчетов в рамках выполнения функциональных обязанностей;
- Контроль качества работы клининговой компании во входных группах объектов;
- Ведение актуальной базы контактных данных компаний-арендаторов на объектах;
- Ведение актуальной базы данных по выданным пропускам;
- Ведение актуальной базы данных по автомобилям, допущенным на паркинг;
Формирование благоприятного имиджа Предприятия.

-оформление договорных арендных отношений на объекты муниципальной собственности,
- подготовка и оформление документации по проведению аукционных торгов по продаже права аренды на объекты недвижимости,
- прием –подготовка пакета документов,
-консультации по вопросам оформления арендных отношений,юридическим и физическим лицам
- участие в работе комиссий по разрешению споров в арендных отношениях,
-обследование объектов нежилого недвижимого муниципального имущества.