Помощник руководителя / Административный менеджер

Подготовка, организация и ведение мероприятий различной сложности: кофе-брейков, фуршетов, бизнес-ланчей, торжественных ужинов, банкетов на территории конгрессно-выставочного центра "Экспофорум, выставочного комплекса "Ленэкспо", а также на выездных площадках. Организация и контроль работы персонала. Контроль работы кухни (своевременность выдачи заказов), контроль работы товарно-хозяйственного отдела (подготовка необходимого оборудования).
Ведение переговоров с заказчиками. Участие в проведении "Санкт-Петербургского Международного Экономического форума", "Санкт-Петербургского Международного Газового Форума". Обучение и аттестация персонала.

Участие в подготовке к открытию отеля, регулярное инспектирование
готовности номеров, контроль над выполнением строительных и ремонтных работ, работа на проекте в период проведения ХХII Зимних Олимпийских Игр, а также ХI Паралимпийских Зимних Игр, консультация и поддержка гостей отеля, решение возникающих проблем, организация, планирование и контроль работы сотрудников отдела, составление и ведение рабочих графиков, заполнение и отправка ежедневных отчётов по отделам, организация переговоров, совещаний руководителя, ведение протоколов, работа с корпоративной почтой, обработка входящих/исходящих писем, контроль над выполнением сотрудниками стандартов обслуживания гостей, подготовка отчётной документации для вышестоящего контроля, обработка входящих заявок и контроль над их исполнением, жизнеобеспечение офиса, помощь руководителям: сбор информации, подготовка документов, отчётов, обеспечение встреч с клиентами, контроль над сроками исполнения документов и устных поручений руководителей, подготовка встреч и проведение консультаций потенциальным гостям, предоставление информации по услугам, обучение и подготовка новых сотрудников.

Организация встречи, регистрации и расселения гостей отеля, ведение первичной бухгалтерии: касса, кассовая книга, 1С; оформление финансовых документов, обработка входящих звонков, ведение переговоров с партнёрами, приём и оформление заявок на бронирование, регистрация и ведение входящей/исходящей документации; обработка входящей/исходящей почты, контроль и постоянный анализ заполняемости отеля, наличия свободных номеров; оформление и отправка ежедневных отчётов, консультация и поддержка гостей отеля, заказ такси, цветов, бронирование авиа и ж/д билетов, решение административно-хозяйственных вопросов,обеспечение порядка на стойке, обучение и подготовка новых сотрудников.

Организация и контроль заселения и выселения гостей, осуществление
особого обслуживания постоянных и VIP-гостей: подготовка приветственных напитков, контроль над своевременным оформлением номера и наличием приветственных комплиментов от отеля, взаимодействие с руководителями других структурных подразделений, ежедневные звонки гостям с целью контроля комфортного пребывания, подготовка отчётов и обработка комментариев гостей, ведение документации, помощь в разрешении возникающих в ходе отдыха проблем гостей, принятие мер по предупреждению конфликтных ситуаций, заказ цветов, такси, бронирование ресторанов, проведение рекламных туров по территории отеля, предоставление информации об услугах, участие в административных мероприятиях и проектах, мониторинг туристических сайтов, оформление ответов на отзывы.

Регистрация пассажиров и багажа, оформление и ведение документации,
осуществление и контроль посадок вылетающих и встреч прибывающих пассажиров, выполнение обслуживания пассажиров особой категории: VIP-клиенты, несопровождаемые дети, пассажиры с ограниченными физическими возможностями и т.д., осуществление контроля работы загрузчиков багажа, контроль документов пассажиров.

Представительство отелей (Astoria, Sokos, Renaissance, Marriot), обеспечение
организации работы стойки ресепшена в аэропорту, обработка входящих заказов и контроль над их своевременным исполнением, обеспечение предоставления транспорта для клиентов, координация и контроль работы водителей, приём входящих звонков, консультирование гостей, работа с корпоративной почтой, обработка входящих/исходящих писем, деловая переписка с партнёрами и заказчиками, составление отчётов, ведение документооборота, взаимодействие со службами доставки, заказ цветов,бронирование гостиниц, авиа и ж/д билетов, обеспечение порядка, контроль за состоянием стойки, выполнение поручений руководителя.

Составление репертуарного плана и расписания киносеансов, внесение их в программу, деловая переписка и ведение переговоров с поставщиками кинопродукции, обеспечение приёма фильмокопий и рекламной продукции, контроль над своевременной подготовкой и отправкой материала обратно, координация работы водителя, оформление и ведение документации, организация управления и контроль над работой персонала кинотеатра: администраторов, кассиров и киномехаников, подготовка и отправка отчётов, административная поддержка руководителя: организация встреч, совещаний, приём посетителей, участие в разработке рекламных акций, оформление зоны кинотеатра, распределение рекламной продукции