Специалист по документообороту

- организация договорной работы с гос. учреждениями (поликлиники, больницы, санатории);
- пролонгация заключенных договоров;
- организация работы по сопровождению и контролю оплат по договорам;
- выставление закрывающих документов по выполненным работам (счета, счета-фактуры, УПД, акты);
- отслеживание возврата закрывающих документов от контрагентов для бухгалтерии;
- проведение мероприятий по снижению дебиторской задолженности;
- составление плана графиков поступлений финансовых средств по выполненным услугам ;
- согласование с клиентами времени выезда инженера сервисной службы;
- ежедневная маршрутизация инженеров по выездам на объекты;
- организация документооборота сервисной службы технического департамента компании;
- составление сводного отчета по работе отдела для руководства ;
-проведение анкетирования у клиентов по удовлетворенности работой отдела сервисной службы;

- подготовка договоров (по утвержденному шаблону), подготовка протоколов разногласий к договорам;
- подготовка дополнительных соглашений о продлении договоров и внесении в них изменений;
- составление реестра договоров;
- подготовка претензионных писем клиентам
- составление плана графиков поступлений финансовых средств по выполненным услугам ;
- организация работы по сопровождению и контролю работ по договорам;
- проведение мероприятий по снижению дебиторской задолженности;
- выставление закрывающих документов по выполненным работам (счета, счета-фактуры, УПД, акты);
- подготовка и организация документооборота (промежуточные акты, КС-2, КС-3);
- отслеживание возврата закрывающих документов от контрагентов для бухгалтерии;
- подготовка актов сверок в 1С8 бухгалтерия;
- формирование сводного реестра учета рабочего времени рабочих на объектах для бухгалтерии.
- ведение деловой переписки с контрагентами.
Достижения: уменьшение дебиторской задолженности в 5 раз от первоначальной. Участие в автоматизации бизнес процессов по учету Договоров, управленческой отчетности;

- ведение собственной торговой марки холдинга «Elsotherm» (газовые колонки, газовые котлы, электроводонагреватели);
- поиск авторизированных сервисных центров по обслуживанию оборудования по всей РФ;
- проведение переговоров с ЛПР ( лицо принимающееся решение)) по вопросам заключения договоров;
- ведение деловой переписки;
- подготовка договоров (по утвержденному шаблону), подготовка протоколов разногласий к договорам;
- подготовка дополнительных соглашений о продлении договоров и внесении в них изменений;
- составление реестра договоров;
- прием отчетов от сервисных центров о проделанной работе (сверка указанных зап. частей в отчете с отгруженными, проверка цен, стоимости работ);
- контроль соблюдения внутренних нормативных документов;
- подготовка реестра оплат в бухгалтерию на выплату компенсаций АСЦ (авторизированный сервисный цент) за гарантийные ремонты.
- отгрузки запасных частей для АСЦ в 1С8 предприятие;
- контроль поступления платежей от АСЦ за отгруженные зап. части.
- проведение мероприятий по снижению дебиторской задолженности;
- консультация АСЦ по техническим вопросам;
- решение конфликтных ситуаций поступающих по телефону горячей линии 8800….
Достижения: Заключено 500 сервисных договоров с АСЦ (в т.ч. газовые компании в г.Тула, г.Великий Новгород, г.Гатчина, г. Вологда, г. Псков, г. Ростов-на-Дону, г. Новосибирск, г. Екатеринбург и т.д.), что послужило увеличению продаж и открытию дополнительных филиалов в 10 городах РФ.

- ведение направления бытовой техники :
NEC, RoverScan, Aerovision, Toshiba, Belinea, Sharp, Prestigio, Prology, Videovox, Premier, Harman Kardon,, Yamaha, Netgear, Xbox, АОС, Philips;
- подготовка договоров (по утвержденному шаблону);
- ведение деловой переписки;
- составление справок, тех. заключений и т.д.
- ведение клиентской базы в базе Access:
- контроль соблюдения сроков ремонта согласно закону «О защите прав потребителей»;
- заказ запасных частей для ремонта;
- контроль и своевременная сдача отчетов производителю для компенсации гар. ремонтов;
- выставление счетов 1С7 за гарантийные и не гарантийные ремонты;
- составление плана графиков поступлений финансовых средств по выполненным ремонтам;
- контроль поступления платежей;
- проведение мероприятий по снижению дебиторской задолженности;
- решение конфликтных и рекламационных ситуаций;

- формирование отдела сервиса с начального цикла;
- разработка локальной нормативной документации отдела (акты, отчеты и т.д.);
- поиск сотрудников отдела, проведение собеседований, прием решения о найме сотрудников отдела;
- разработка системы оплаты труда сотрудников отдела;
- формирование базы клиентов отдела;
- прием по телефону претензий от конечных потребителей;
- переговоры с клиентами, сведение негативной ситуации до минимума и повышение лояльности к компании;
- ежедневная маршрутизация специалистов отдела по выездам на объекты;
- ежедневный прием отчетов о проделанной работе и занесение в базу ;
- консультации менеджеров компании по техническим вопросам;
- формирование сводного реестра по заработной плате для бухгалтерии;
- закупка монтажного инструмента и расходных материалов;
- предоставление реестра оплат в бухгалтерию;
- участие в инвентаризации на складе по отделу;
- материальная ответственность;
- составление отчетности по работе отдела;
- участие в принятии решений по улучшению работы компании;
- решение текущих задач отдела.
Достижения: За время работы были устранены полностью все старые рекламации. Срок устранения рекламаций составил 1-2 дня. В связи с этим увеличился поток клиентов.

- прием входящих звонков;
- поиск и привлечение новых дилеров;
- проведение переговоров с ЛПР по вопросам заключения договоров;
- ведение деловой переписки;
- расчет светопрозрачных конструкций из ПВХ и алюминиевого профиля, деревянных окон;
- расчет теплых и холодных фасадных конструкций из алюминиевого профиля;
- обучение новых менеджеров по продажам;
- прием наличных денежных средств от клиентов, материальная ответственность;
- сдача наличных средств в бухгалтерию компании;
- координация службы замеров (логист);
- формирование сводного реестра по заработной плате отдела продаж для бухгалтерии;
- составление отчетности по работе отдела;
- участие в принятии решений о найме сотрудников отдела;
- участие в принятии решений по маркетингу и рекламе компании;
- консультации дилеров по техническим вопросам;
- проверка расчетов менеджеров отдела и запуск в производство технических заданий;
- решение конфликтных и рекламационных ситуаций;
- решение текущих задач отдела.
Достижения: привлечено 15 дилеров по СЗ региону

- составление локальных нормативных актов (положения, должностные инструкции и т.п.).;
- организация внутренней работы компании;
- ведение переговоров по с Гос. Учреждениями (получение разрешительных документов на мелкорозничную торговлю);
- ежемесячная, ежеквартальная пролонгация разрешительных документов;
- ведение реестров на разрешительную документацию;
- ведение учета по прибыли и убыткам торговых точек;
- ежедневный прием денежных средств и отчетов от торговых точек;
- инкассация выручки в банк;
-оформление платежных поручений;
- решение текущих задач компании.
Достижения: открыто 65 торговых точек по СПб.