Офис-менеджер/секретарь компании

Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярии, кофе, чая, слежение за нормальной работой электроприборов в офисах компании), решение административно-хозяйственных вопросов, ведение бюджета расходов на офисные нужды. Выполнение личных поручений начальника. Работа с документацией, прием и распределение телефонных звонков, фиксирование входящих и исходящих звонков, фиксирование входящей и исходящей документации, заказ авиа и ж/д билетов, бронирование номеров в гостинице, подготовка необходимых документов для оформления визы, заказ визиток для сотрудников компании и Руководителя. Работа с почтовой документацией и обработка почты, фиксирование отправленной почтовой документации в компьютере. Обеспечение подготовки командировок, а так же гостеприимного приема посетителей начальства (накрыть стол, сервировка, чай, кофе). Контроль за праздничными и юбилейными датами сотрудников компании и организация праздника для именинника. Техническое обеспечение работы руководителя. Заказ обедов для сотрудников компании. Планирование рабочего дня Руководителя (встречи, совещание, деловые поездки). Ведение протокола рабочего дня. Составление и оформление служебных писем, приказов, справок, доверенностей, отчетов и прочих документов, работа с мини-АТС, офисной техникой. Ведение учета движения документов с резолюцией. Организация пребывания партнеров компании в Санкт-Петербурге (проживание, деловые встречи). Организация корпоративного выезда и отдыха сотрудников компании. Оказывание работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принятие меры по предупреждению конфликтных ситуаций.

Обеспечение жизнедеятельности офиса, решение административно-хозяйственных воросов, техническое обеспечение офиса и работы Руководителя. Выполнение личных поручений начальника. Прием и распределение телефонных звонков. Организация встреч, приема, необходимое обслуживание визитеров, гостей, клиентов, партнеров. Выполнение поручений сотрудников компании. Распределение счетов на оплату. Ведение документооборота компании, составление писем, отчетов, приказов, распоряжений, указаний, доверенностей и прочих документов, ведение деловой переписки. Координирование деятельности водителей. Заказ авиа и ж/д билетов, бронирование мест в гостинице. Работа с курьерскими службами, а так же с почтовой документацией. Самостоятельная отправка писем по почте после рабочего времени. Доставка необходимых документов в налоговые службы.Контроль за праздничными и юбилейными датами.

Обеспечение жизнедеятельности офиса, решение административно-хозяйственных воросов, техническое обеспечение офиса и работы Руководиеля. Выполнение личных поручений начальника. Прием и распределение телефонных звонков. Работа на ККМ, составление табеля рабочего времени подразделений. Распределение счетов на оплату, выдача З/П. Ведение документооборота организации, деловая переписка. Обеспечение достойного хранения документов организации (архива).
Информирование и консультирование клиентов по услугам и ценам компании. Заказ авиа и ж/д билетов, бронирование мест в гостинице. Планирование рабочего дня руководителя (организация встреч, деловых поездок, совещаний). Работа с почтовой документацией. Оформление временных и постоянных пропусков для сотрудников и клиентов компании.Разработка и ведение бюджета расходов на офисные нужды.

Осуществление связи между покупателями и торговыми и производящими организациями, поиск контакта с потенциальным покупателем (работа со справочниками, адресными книгами, визиты, телефонные звонки, привлечение внимания потенциальных покупателей (организация рекламы и презентации). Переговоры с покупателями и сдача заказа клиенту. Аналитическая деятельность по объему продаж. Координирование направления продаж, включая заказ, его подготовку и проверку.