Секретарь

- Прием и перераспределение всей входящей информации, поступающей в секретариат (телефонные звонки, факсы, эл.сообщения).
- Отправка и регистрация исходящей почтовой корреспонденции, включая отправления через курьерские службы. Контроль возврата извещений об уведомлении.
- Ведение журнала регистрации входящей и исходящей почты.
- Организация совещаний, встреч, переговоров.
- Сервисное сопровождение переговорных процессов, подача напитков и т.д.
- Формирование и обновление списка телефонных номеров абонентов офиса.
- Организация командировок ген. директора и сотрудников компании, заказ авиа и ж/д билетов, организация размещения.
- Выполнение личных поручений руководителя (набор текстов, взаимодействие с внешними контактами, сбор информации).
- Организация работы приемной
- Ежемесячный заказ канцелярских товаров для сотрудников офиса и воды. Заказ и получение денежных средств, предоставление отчетов.
- Информационная поддержка руководителей и сотрудников компании.

Полное ведение кассовых и банковских операций по магазину, переговоры о сотрудничестве с новыми поставщиками, заключение договоров, планирование и проведение договоров. Прием на работу.Отчеты.

Установление деловых контактов и ведения телефонных переговоров, знание классификации, характеристику и назначение реализуемой продукции, правила психологии и принципы продаж.

Подготовка необходимых документов, обеспечивающих финансово-хозяйственную деятельность предприятия, прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. Контролирование качества подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. Осуществление контроля исполнения документов и поручений руководства, применение оперативных мер, направленных на своевременное и качественное их исполнение. Осуществление организации подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проведение анализа справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. Осуществление оперативной связи со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.). Прием посетителей. Оформление командировочных документов; ведение табеля учета рабочего времени; выполнение машинописных и копировально-множительных работ.