Специалист протокольного отдела / Координатор командировок / Помощник руководителя

• Работа с организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями, поручениями).
• Работа с поставщиками: поиск необходимых товаров, услуг, выбор поставщиков, заключение договоров.
• Взаимодействие с бухгалтерией: сбор первичной бухгалтерской документации.
• Взаимодействие со службами курьерской доставки.
• Осуществление отправки исходящей корреспонденции почтой России (заказные письма, телеграммы, документы с описью).
• Взаимодействие со всеми структурными подразделениями бизнес-центра.
• Осуществление приема и распределения входящей корреспонденции.
• Организация командировок: оформление приказов, заказ жд/ и авиабилетов, бронирование гостиниц.
• Обеспечение бесперебойной работы офиса: рабочих мест, контроль запасов и обеспечение постоянного наличия бумаги, воды, картриджей и т.п.;
• Выполнение личных поручений руководителя (оформление полного комплекта документов для подачи в ОП РФ, на президентские гранты РФ и т.д.).
• Иная административная поддержка сотрудникам отдела.
• Кадровое делопроизводство (подготовка приказов; трудовых договоров; выполнение мероприятий по приему, увольнению сотрудников, перемещение внутри БЦ, командировки, трудовые книжки, справки)

1.Организация мероприятий, связанных с поездками руководства на выставки и переговоры с деловыми партнерами, формирование маршрута следования.
2.Подготовка программ встреч делегаций, сметы и заявки.
3.Осуществление информационно-аналитической и редакционной работы.
4.Подготовка места для ведения переговоров, контроль по наличию сувенирной продукции для вручения иностранным гостям.
5. Сбор аналитической информации по странам и компаниям, посещающим общество.
6.Взаимодействие с министерствами, ведомствами, посольствами и др. по вопросам, связанным с выполнением обязанностей.
7.Обеспечение проведения встреч и телефонных переговоров руководства общества с иностранными компаниями.
8. Встречи иностранных делегаций, организация культурных программ для гостей.
9.Бронирование гостиниц, авиа- и ж/д билеты для гостей и руководства холдинга.
10.Регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
11. Выполнение служебных поручений вышестоящего руководителя.
12. Руководство работниками бюро, обеспечение соблюдения трудовой дисциплины, выполнение требований нормативных правовых актов по охране труда, пожарной безопасности и охране окружающей среды.