Офис-менеджер, делопроизводитель

1. Контроль всех видов рекламы
• Составление рекламных объявлений.
• Подготовка и согласование рекламных модулей (интернет, газета Метро, Петербургский дневник и др.)
• Редактирование рекламных статей и отправка отредактированных статей журналисту.
• Своевременная оплата счетов и/или отправка в бухгалтерию, контроль оплаты, наличие платежных поручений контрагентам в ответ на письма.
2. Контроль своевременной оплаты счетов
• Счета контрагентов
• Пополнения телефонных счетов сотрудников
• Своевременная отправка счетов бухгалтеру
• Своевременное пополнение кошельков в личных кабинетах на всех агрегаторах (ЦИАН, Авито, Яндекс недвижимость, М2, Домклик)
3. Общение с контрагентами и клиентами. Консультирование клиентов. Подготовка документов к продаже. Продажа. Контроль за своевременной регистрацией клиента и открытие ячейки. Помощь в прописке через подачу с госуслуг и открытие нового лицевого счета на коммунальные услуги.
4. Заказ:
• Печатной продукции
• Канцелярии
• Воды
• Картриджи (заправка) и тд
• Торты и пирожные нотариусам
5. Сканирование всех документов, включая судебные, правильное распределение по папкам, включая электронные.
6. Учет и контроль всех ключей (в т.ч. домофоны).
7. Заказ выписок из ЕГРН (и др) в сервисе кадастровой палаты, Росреестра, Госуслуг.
8. Заказ схем-планов по объектам недвижимости.
9. Подготовка и формирование документов к сделкам. Подготовка договоров купли-продажи в простой письменной форме и проектов договоров купли-продажи, расписки о возврате переплат, гарантийные обязательства).
10. Запись по телефону и через почту к нотариусам, депозитарий.
11. Формирование папок с документами по новым объектам других менеджеров, юристов и адвокатов.
12. Заказ сантехники для рабочих, а именно:
• стиральные машины
• унитазы
• раковины
• сифоны
• смесители
• плиты электрические и газовые
• полотенцесушители
• сливы-переливы
• ручки и ножки для ванны, ванны
• тропические и гигиенические души - определенных цветов, размеров и марки, соотношение цены – качества – доставки. Контроль заказов по срокам.
13. Кассовый учет, ведение:
• Правильное и своевременное пробивание чеков на ККМ
• Обеспечивание ТО
• Составление приходных кассовых ордеров
• Грамотное распределение денежных потоков.
14. Распределение документов между сотрудниками.
15. Распределение доверенностей. Ведение реестра доверенностей
16. Согласия на сделки. Хранение в бумажном виде и в электронном.
17. Контроль документов для бухгалтера.
18. Подготовка договоров с контрагентами, ведение переговоров, документооборот.
19. Взаимодействия с наемными сотрудниками:
Координация работы уборщиков, курьеров, служб доставки и своевременная оплата.
20. Своевременное открытие лицевых счетов в Петроэлектросбыт, ПСК, Межрегионгаз.
21. Создание личных кабинетов во всех структурах, включая Госусулуги и интернет-магазины.
22. Составление официальных заявлений, обращений и претензий.
23. Консультация клиентов по продажам долей, своевременная подготовка документов к сделкам, проведение сделки, контроль прописки по данному объекту, связь с покупателем.
24. Заказ и оплата оценок, а также контроль над итоговой ценой оценки (проведение переговоров по увеличению или уменьшению стоимости).
25. Взаимодействие с компьютерным сервисом, ведение всех наших сайтов, своевременное обслуживание всех ПК, а также контроль SMM и рекламы.
26. Размещение и контроль над рекламой на Яндекс и Гугл картах, в навигаторах и на других агрегаторах, переговоры с менеджерами Яндекса.
27. Размещение и контроль рекламы и объявлений объектов недвижимости, пополнение баланса в личных кабинетах, а также продвижение на сайтах.
28. Своевременная оплата Аллоинкогнито и перераспределение виртуальной АТС.
29. Всевозможные поручения руководителя.
30. Помощь в работе всем сотрудникам (при наличии свободного времени)

• Поддержание порядка и жизнедеятельности офиса
• Знание офисных программ, электронная почта
• Работа с различными типами документов
• Навыки работы с оргтехникой
• Ведение документооборота и деловых переписок, обработка корреспонденции
• Прием звонков, консультация клиентов
• Обработка и сдача заказов
• Выполнение задач руководителя
• Передача заявок экспедитору, контроль об исполнении
• Работа в 1С

• Прием, оформление и сдача заказов
• Ведение деловых переписок
• Поиск новых клиентов
• Работа с кассой
• Навыки работы с оргтехникой
• Поручения руководителя
• Работа в Word, Excel, Corel Photo, 1C
• Поддержание жизни в офисе и цеху