Специалист (Отдел документационного обеспечения)

от 77 134 руб.

Компания "Газпром СПГ технологии"

Обязанности:

1. Копирует и сканирует документы в целях производственной необходимости, отправляет и получает корреспонденцию по электронной почте и по факсу. взаимодействует с почтовыми отделениями и курьерскими службами по вопросам отправки и получения заказной корреспонденции, бандеролей, посылок, экспресс доставки;
2. Обеспечивает оформление отправок корреспонденции в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи, осуществляет контроль за доставкой;
3. Запрашивает у контрагентов входящие номера на отправленный исходящие письма;
4. Обеспечивает регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, приказов и распоряжений Общества с системе ЭДО;
5. Осуществляет регистрацию внутренних протоколов совещаний под председательством генерального директора в СЭД и внесение в СЭД протокольных поручений, а также рассылку исполнителям внутри Общества;
6. Формирует дела с исходящими письмами, приказами и распоряжениями по основной деятельности Общества в соответствии с номенклатурой дел Общества;
7. Формирует пообъектную переписку в соответствии с инвестиционной программой Общества;
8. Осуществление вычитки проектов исходящих и внутренних документов с целью обеспечения графического и лексического единообразия различных элементов текста, устранения орфографических и пунктуационных ошибок, соблюдения технических правил набора, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера;
9. Соблюдает порядок обращения с информацией, составляющей коммерческую тайну, и иной конфиденциальной информации, принимает меры о недопущению разглашения информации;
10. Бронирует гостиничные номера для проживания командированных работников Общества, заказывает билеты для проезда к месту командировки и обратно, организует доставку этих билетов в Общество и выдает командируемым работникам Общества;
11. Принимает участие в комплектовании архива Общества управленческими документами постоянного и долговременного сроков хранения;
12. Взаимодействует с контрагентами по вопросам предоставления первичных отчетных документов по договорам, относящимся к компетенции отдела;
13. Выполняет функции системного технолога СЭД «ДЕЛО»:

• наполнение и изменение содержимого делопроизводственных справочников системы;
• настройка системы в соответствии с принятыми в Обществе правилами делопроизводства, контроль соблюдения Пользователями порядка работы в СЭД;
• анализ и исправление ошибок в работе Пользователей, консультирование Пользователей СЭД по вопросам работы в СЭД;
• корректировка проектов локальных нормативных актов Общества, регламентирующих работу в СЭД;
• взаимодействие с интегратором системы по вопросам совершенствования и доработки СЭД, разработки и отладки отчетных форм с привлечением в случае необходимости Системного администратора.

Требования:

• высшее образование, предпочтительно делопроизводство, архивоведение, журналистика, филология;
• опыт администрирования СЭД «Дело»;
• будет вашим преимуществом: обучение по программам порядка обращения с коммерческой тайной и персональными данными;
• знание компьютерных программ: СЭД "ДЕЛО", 1С Документооборот, MS Office, Консультант +;
• будет вашим преимуществом: опыт работы делопроизводителем в строительной сфере;
• личные качества: аккуратность, внимательность, пунктуальность, педантичность, исполнительность, ответственность, организованность и внимание к деталям, грамотная письменная и устная речь, коммуникабельность, компьютерная грамотность.

​​​​​​​Условия:

• срочный трудовой договор от 1 года (с возможностью пролонгации);
• график работы: пн-пт с 09:00 до 18:00;
• испытательный срок 3 месяца;
• ДМС после успешного прохождения испытательного срока;
• возможность профессионального и карьерного роста.