Секретарь, делопроизводитель, помощник руководителя

от 70 000 руб.

Обязанности:

1.Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2. Принимать поступающую корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
5. Готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
6. Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.
7. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
8. По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
9. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
10. Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
11. Вести контрольно-регистрационную картотеку.
12. Обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе, организовывать заказ и доставку билетов для служебных поездок руководства.
13. Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных.
14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16. Осуществление контроля за ведением журнала учета ежедневных служебных командировок, за приходом и уходом сотрудников в офис.
17. Организация заказа и доставки канцелярских принадлежностей ежемесячно и питьевой воды, кофе - по мере необходимости.
18. Осуществление кадрового учета сотрудников Агентства: оформление приема, увольнения работников, ведение личных дел и иных необходимых кадровых документов.
19. Обеспечение жизнедеятельности офиса

Условия работы:

Требования: