Бизнес ассистент

- Работала напрямую с руководителем: фиксировала поручения, договоренности, сроки, приоритеты и точки контроля.

- Помогала руководителю управлять объемными системами задач: разбивала большие поручения на этапы, назначала ответственных, контролировала выполнение и доводила задачи до результата.

- Организовывала рабочий график и встречи руководителя: назначала созвоны, согласовывала слоты, фиксировала повестку, договоренности и решения после встреч.

- Участвовала в запуске и ведении внутренних проектов руководителя: собирала вводные, структурировала идеи, ставила задачи команде и контролировала сроки.

- Синхронизировала коммуникацию между руководителем, клиентами, командой, ассистентами, подрядчиками и исполнителями, чтобы задачи не терялись между участниками.

- Делегировала задачи ассистентам и исполнителям: формулировала поручения, передавала вводные, контролировала сроки, качество выполнения и итоговый результат.

- Участвовала в поиске и найме исполнителей: дизайнеров, копирайтеров, ассистентов и подрядчиков; вела первичную коммуникацию, участвовала в собеседованиях и вела таблицу кандидатов.

- Вела клиентскую и проектную операционку от запуска до закрытия: рабочие чаты, вводные, первые встречи, передача задач команде, правки, документы, оплаты, счета, акты и закрывающие материалы.

- Выполняла бизнес- и личные поручения руководителя: поиск информации, подготовка документов, контроль оплат, организация встреч, записей, подарков, маршрутов и досуга.

- Вела финансовую таблицу агентства в Google Sheets: продажи, ДДС, расходы, выплаты подрядчикам, платежный календарь, задолженности и общую экономику проектов.

- Готовила короткие сводки для руководителя по задачам, оплатам, расходам, проектам, подрядчикам, статусам и вопросам, где нужно было его решение.

- Создавала и обновляла регламенты, чек-листы, шаблоны договоров, коммерческие предложения, инструкции и внутренние рабочие документы.

- Использовала ChatGPT, Claude и другие ИИ-инструменты для анализа информации, подготовки текстов, документов, сообщений, КП, регламентов и структурирования задач.

- Выполняла бизнес- и личные поручения руководителя: поиск информации, подготовка документов, организация встреч, записей, подарков, маршрутов и текущих организационных вопросов.

Результаты:

- Сопровождала до 13 клиентов и проектов в месяц, удерживая в порядке задачи, коммуникации, сроки, документы, оплаты и закрывающие материалы.

- Координировала клиентские проекты с совокупным бюджетом более 7,5 млн ₽ в год.

- Контролировала движение денежных средств агентства до 700+ тыс. ₽ в месяц: поступления, расходы, выплаты подрядчикам, платежный календарь и дебиторскую задолженность.

- Помогала руководителю высвобождать время за счет системного контроля задач, делегирования исполнителям, фиксации договоренностей и регулярного отслеживания статусов.

- Сократила срок административного запуска новых проектов примерно на 60% за счет шаблонов договоров, чек-листов, регламентов и типовых рабочих документов.

- Снизила количество потерянных договоренностей и зависших задач за счет фиксации ответственных, сроков, точек контроля и регулярного контроля исполнения.

- Выстроила более понятную систему контроля задач, оплат, подрядчиков и документов, благодаря чему руководителю было проще видеть общую картину и принимать решения.