Администратор офиса

Описание

Опыт работы ( за последние 10 лет)
ООО сеть мини-гостиниц РиверСайд - август 2015-июль 2017
Занимаемая позиция - администратор
Функциональные обязанности -
Прием, размещение и расчет гостей, контроль работы горничных, обработка броней, работа с программой Bnovo, работа в соц.сетях, обеспечение жизнедеятельности мини-гостиницы, ;
Филиал АО Инвитек Холдинг АГ (Швейцария) февраль 2014 - июль 2015
Сайт- www.invmng.com
Занимаемая позиция - руководитель административного департамента
Функциональные обязанности -
* Управление процессами и сотрудниками административного департамента;
* Своевременное заключение и сопровождение необходимых хозяйственных и сервисных договоров; проведение тендеров для выбора подрядчика;
* Формирование и контроль за исполнением бюджета по административному направлению;
* Контроль за работой ресепшн, курьерской службы, секретариата, IT- службы, автотранспортного отдела;
* Организация материально-технического обеспечения работы офиса;
* Контроль за техническим состоянием офиса, организация мелкого ремонта, создание комфортных условий для работы в офисе;
* Организация корпоративных праздников, поздравлений контрагентов;
* Организация работы внутренней системы коммуникации (правила взаимодействия структурных единиц и работников), подготовка корпоративных регламентов и стандартов;
* Организация местных и зарубежных командировок для сотрудников компании (заказ билетов, гостиниц, трансфера, визовое обеспечение);
* Организация и контроль процедуры документооборота;
* Полное обеспечение административной и хозяйственной деятельности Директора филиала, выполнение личных поручений;
* Подготовка отчетов, аналитических материалов для Директора филиала и заседаний Совета директоров, участие в заседаниях Совета Директоров, ведение протокола.

ООО март 2007 - февраль 2014
Занимаемая позиция - Административный директор
Функциональные обязанности-
* Формирование и руководство административным департаментом;
* Заключение и сопровождение необходимых хозяйственных и сервисных договоров; проведение тендеров для выбора подрядчика, участие в работе Маркетинговой комиссии по всем вопросам деятельности компании;
* Формирование, контроль и оптимизация бюджета по административному направлению;
* Организация и ведение внутреннего и внешнего документооборота ( в т.ч. по распорядительной, нормативной, договорной документации);
* Обеспечение материально-технического оснащения офиса;
* Взаимодействие со службой безопасности по охране офиса;
* Контроль за работой клининговой компании;
* Контроль за техническим состоянием офиса, организация мелкого ремонта;
* Организация корпоративных праздников, поздравлений контрагентов;
* Организация разработки фирменного стиля и заказ продукции согласно стандартам брэнд-бука;
* Организация местных и зарубежных командировок для сотрудников компании (заказ билетов, гостиниц, трансфера, визовое обеспечение);
* Организация и контроль процедуры документооборота;
* Контроль за работой ресепшн, курьерской службы, секретариата, IT- службы, автотранспортного отдела;
* Полное обеспечение административной и хозяйственной деятельности Генерального директора;
* Организация и обслуживание проводимых совещаний, конференций, семинаров;
* Подготовка необходимой отчетной документации для Генерального директора, участие в заседаниях Совета Директоров, ведение протокола.
ЗАО июль 2004- февраль 2007
Занимаемая позиция - менеджер по общим вопросам;
Функциональные обязанности -
* организация материальной базы компании (канц.товары, орг.техника, мебель и пр.);
* ведение кадрового делопроизводства;
* Организация и контроль процедуры документооборота;
* Учет финансовых платежей по отдельным направлениям;
* Организация и контроль за работой курьерской службы и автопарка;
* Организация корпоративных праздников, поздравлений контрагентов ( более 200) с различными праздничными датами;
* Полное обеспечение административной и хозяйственной деятельности Генерального директора, планирование его рабочего дня, работа в приемной;
Примечание - данные компании: филиал АО Инвитек Холдинг АГ, ООО , ЗАО являются аффилированными юридическими лицами, входящие в единую Группу компаний;
Справочно: Опыт работы более 25 лет, в том числе в банковской сфере ( АБ Инкомбанк) на позиции помощника заместителя Управляющего Банком, в телекоммуникационной секторе (ОАО ) на позиции помощника заместителя Генерального директора.

Образование - высшее, Санкт-Петербургский государственный Университет имени А.А.Жданова, экономический факультет;
Специальность - экономист, преподаватель политической экономии;
Профессиональные навыки - уверенный пользователь ПК:Word, Exсel, Outlook. Навыки оперативного поиска информации в Internet, разговорный английский;

Личные качества- коммуникабельность, умение анализировать ситуацию и расставлять приоритеты, умение работать с большим объемом информации, ответственность, оптимизм, обучаемость.