Делопроизводитель

Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы начальника Службы; принимать поступающую на рассмотрение начальника Службы корреспонденцию, передавать её в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конрекретным исполнителям для использования в процессе работы либо в подготовке ответов; вести делопроизводство,выполнять различные операции с применением компьютерной техники; принимать документы и личные заявления на подпись начальника СПС; подготавливать документы и материалы, необходимые для работы начальника Службы; следить за своевременным рассмотрением и предоставлением структурным подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных документов, передаваемых руководителю на подпись; выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником Службы ( сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения), оформлять протоколы заседаний и совещаний; осуществлять контроль за исполнением работниками Производственного депо СПС изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений начальника Службы СПС, взятых на контроль; обеспечивать рабочее место начальника Службы необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия способствующией его эффективной работы; печать по указанию начальника Службы материалы, необходимые для работы или вводить текущую информацию в банк данных; печать служебные материалы, поступающие от структурных подразделений, только с визой руководителя; организовывать приём посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; копировать служебные документы на персональном ксероксе соблюдать требования правил, норм по охране труда и технике безопасности, правильно применять средства индивидуальной и коллективной защиты; регулярно проходить инструктаж по охране и проверку знаний требований охраны труда.

Прием и перевод ответственным лицам входящих звонков; проверка корпоративных электронных почтовых ящиков, при необходимости передача их адресатам; учёт, регистрация и распределение входящей и исходящей документации, в.ч. с резолюцией руководителя; владение электронной базы документов в ( программе 1 С: Документооборот); работа с актами ежеквартальных проверок по объектам (СПб и ЛО); работа с базами СRM оформление и рассылка уведомлений о подключении/ отключении объектов; получение ежесуточных отчетов с ПЦН; передача их руководителю, получение списков на формирование ( актов); копирование, сканирование, отправка документов по запросам сотрудников ( лицензии счета уведомления и т.п.); формирование дел со сторонними организациями, передача их в бухгалтерию под роспись; подписание паспортов КСОБ, контроль за их правильным оформлением; проставление печатей/ штампов на договорах и платежных документах; оперативное хранение разрешительных документов (лицензий сертификатов деклараций свидетельств, тех. актов и т.д); раскладка документов по конвертам,взвешивание, оформление почтовых документов, отправка; получение корреспонденции в п/о, распределение полученной корреспонденции между подразделениями.