Делопроизводитель-архивариус

1. Прием конструкторской документации в электронный (в системе Лоцман) и в бумажный архив;
2. Проведение изменений (в системе Лоцман);
3. Ведение электронного и бумажного архива;
4. Учет документации (ведение электронного и бумажного каталога, контроль экземплярности);
5. Выполнение копировально-множительных и брошюровочных работ;
6. Подбор необходимых документов по заявкам;
7. Выполнение отдельных заданий начальника отдела;

• Ведение архива договорной и отчетно-финансовой документации (счета, счет-фактуры, акты выполненных работ, акты сверки)
• Учет и регистрация поступающей документации
• Контроль оплаты счетов
• Подготовка и отправка реестров документации в бухгалтерию
• Копировально-множительные работы
• Оформление договоров для сдачи в бухгалтерию (распечатка титульного листа, прошивка)
• Координация взаимодействия бухгалтерии, филиалов библиотек и поставщиков
• Регулирование движения документальных потоков между ними

Работа с договорной документацией:
• Согласование договоров в СЭД (Система Электронного Документооборота):
1. Первичная обработка договоров (занесение в ЛЕТОГРАФ)
2. Сканирование документов
3. Формирование листов согласования
4. Сортировка договоров по видам и стоимости
5. Распределение договоров в электронном виде по маршрутам согласования
6. Оформление договоров для хранения в архиве (распечатка листов согласования, прошивка)
• Регистрация договоров в СЭД:
Вторичная обработка договоров (дополнение и корректировка записей в ЛЕТОГРАФ)

Ответы на телефонные звонки
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции
Работа с факсом, сканером и ксероксом
Отправка заказных, ценных и простых писем по почте
Заказ и выдача канцелярии, хозяйственных товаров, заказ воды
Оформление подписки на периодические издания
Прием посетителей
Выполнение служебных поручений руководителя
Подготовка общих приказов по предприятию и частично – по личному составу
Печать актов, векселей, договоров для бухгалтерии
Заполнение унифицированных форм по воинскому учету и отправление сведений в районные военкоматы (при приеме и увольнении военнообязанных лиц)
Ежегодная сверка с военкоматами г.Санкт-Петербурга и области

прием, регистрация, систематизация и выдача на абонементе технической, графической, сметной документации технического архива; электронная обработка поступивших в архив документов; информационно-библиографическое обслуживание проектировщиков: выполнение заказов на проектную продукцию; участие в работе по пополнению и сохранению фонда нормативно-технической, проектно-сметной документации, типовых проектов, типовых строительных конструкций; актуализация имеющихся в фонде на бумажном носителе нормативно-технических и типовых проектных документов по внесению изменений и срокам действия; работа на абонементе; организация справочно-поискового аппарата фонда; текущая и ретроспективная каталогизация документов в электронном каталоге; информирование специалистов подразделений о новых поступлениях документов в фонд проектного кабинета