Руководитель управления по документационному обеспечению

Приведены к единообразию документооборот управляющей компании и трех управляемых;
Проведен аудит документооборота управляемой компании, разработан план по устранению недочетов, программа обучения ответственных за делопроизводство; аудит управляющей компании проводится 1 раз в 2 года;
Предложена структура KPI для службы делопроизводства и секретариата;
Организован разбор архивных документов компании-предшественника для обеспечения сохранности и определения необходимости хранения;
Централизовано ведение документооборота КТ/КИ документов, организована работа с документами, содержащими персональные данные.

Контроль документооборота входящих, исходящих и внутренних документов;
Контроль взаимодействия с курьерскими службами и АО "Почта России" ;
Контроль исполнительской дисциплины с предоставлением еженедельных отчетов руководителю организации;
Подбор и адаптация персонала;
Контроль исполнения бюджетной дисциплины;
Заключение и контроль исполнения договоров в сфере деятельности отдела (почтовые и курьерские услуги, подписка на периодические издания, обеспечение командировок;
Администрирование СЭД (1С: Документооборот);
Проведение экспертизы проектов организационно-распорядительной документации и исходящей корреспонденции;
Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения компании, документов текущего делопроизводства, по формированию дел и их сдаче на хранение;
Разработка и актуализация Стандартов по делопроизводству и организация их внедрения;
Внедрение систем электронного документооборота и архивного хранения, работа по интеграции с информационно-управляющими системами Общества;
Оказание методической помощи работникам при организации делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным оформлением документов, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовка справок о соблюдении сроков исполнения документов;
Организация работы по восстановлению бумажного и внедрению электронного архивов.

- Организована деятельность секретариата, проведены первичные и последующие переговоры о порядке оказания услуг по этическому сопровождению исследовательских центров, в т. ч. согласование, заключение и контроль исполнения договоров. Проведены переговоры с 15 компаниями для заключения договоров на оказание услуг. Заключено 100+ договоров;
- Внедрен контроль комплектности, хранения и архивирования документации этического комитета;
- Организована административная поддержка членов комитета, включающая контроль соблюдения Стандартных операционных процедур, подготовку к заседаниям, включая переводы, ведение протокола заседания, подготовка выписок, рассылку документов в исследовательские центры, координацию работы с исследовательскими центрами, предоставление шаблонов необходимых документов, контроль комплектности подаваемых документов;
- Обеспечен контроль комплектности, хранения и архивирования документации этического комитета;
- Организовано управление бюджетом 200 000 ₽ в год. Проведена закупка оргтехники, мебели, расходных материалов;
- Успешно пройдено 20+ аудитов (проверок) центров, в т. ч. проверки документации комитета;
- Организовано развитие сети центров, увеличено на 80% число сотрудничающих контрактно-исследовательских организаций, увеличены контакты с медицинскими центрами, представляющими интерес для клинических исследований;
- Обеспечен контроль соблюдения Стандартных Операционных процедур, в т. ч. своевременности и комплектности подач заявителями необходимой для экспертизы документации. Уменьшен с 30 до 15 дней срок подготовки документов, обеспечена полнота пакета документов для рассмотрения;
- Внедрен контроль исполнения договоров, оплат и выставления закрывающих документов;
- Оптимизирован порядок выставления счетов, на 30% ускорено прохождение документов;
- Заключено 50+ договоров на сумму приблизительно 7-9 млн ₽;
- Изменен порядок направления выписок по результатам заседаний, оптимизирован график заседаний, решен вопрос об уведомлении о переносах заседаний.

- Организовано ведение деловой переписки, прием входящей корреспонденции, сбор информации, подготовка информационных, справочных и других отчетов;
- Организован нормоконтроль документов, разрабатываемых в учреждении, статей для сайта;
- Организовано поддержание и контроль качества наполнения и актуальности информации, публикуемой на официальном сайте учреждения (tub-spb.ru);
- Выстроена работа с обращениями граждан, запросами надзорных органов. Налажено своевременное получение информации по запросам и обращениям, контроль подписания и своевременности отправки ответов;
- Организован контроль работы автотранспорта (3 ТС). Разработаны маршруты движения, тайминг;
- Обеспечено ведение учета рабочего времени руководителя и 9 заместителей. Организован учет графика встреч, командировок и поездок руководителя (главного внештатного специалиста СПб). Организовано организационно-техническое обеспечение, включая контроль исполнения поручений и travel-поддержку, подбор и бронирование гостиниц, заказ авиа- и ж/д билетов, трансферы;
- Обеспечено протоколирование совещаний (в т.ч. с расшифровкой аудиозаписи совещания), включая контроль исполнения принятых решений;
- Организованы и проведены закупки необходимого оборудования: стеллажей для архивного хранения, оборудования для архива, информационных брошюр (включая изготовление макета), визиток, прочей полиграфической продукции, оборудования и продуктов для приемной главного врача;
- Организован прием партнеров и посетителей, обслуживание фуршетов;
- Организована работа канцелярии, в подчинении 2 человека (регистратор архива, делопроизводитель). Работники обеспечены инструктивными и справочными материалами, инвентарем, оборудованием, оргтехникой, средствами управленческого труда;
- Разработан и внедрен бумажный документооборот между 32 подразделениями, включая обособленное. Разработан порядок своевременной передачи в структурные подразделения документации, касающейся деятельности подразделения, ведения номенклатуры дел подразделения. Организована методическая помощь подразделениям в части ведения номенклатуры дел, порядка подготовки документов к передаче в архив или на уничтожение;
- Восстановлена работа 3 архивов (кадровый, медицинский, общий) с учетом требований Росархива. На 80% ускорен поиск документов, уменьшены на 50% сроки ожидания врачами и на 30% ускорена «проходимость» пациентов;
- Обеспечено управление среднегодовым бюджетом в объеме до 200000 ₽;
- Разработано 10+ Положений (включая Политику по персональным данным).