Помощник руководителя, координатор, офис-менеджер

1. Заполнение торговых комплексов "Платформа", "Миксер";
2. Привлечение новых арендаторов;
3. Размещение информации о вакантных площадях на рекламоносителях;
4. Показы свободный помещений, консультации;
5. Проведение переговоров с существующими и потенциальными арендаторами.
6. Заключение договоров аренды;
7. Ведение соответствующего документооборот.

Обязанности офис-менеджера (70%):
1. Встреча гостей и посетителей.
2. Учет и регистрация вх./исх. документации.
3. Жизненобеспечение офиса (канц. товары, хоз. товары, вода, продукты).
4. Заказ ж/д, аваи билетов, трансфера, гостиниц для сотрудников компании и первых лиц.
5. Подготовка еженедельных отчетов.
6. Ведение базы данных соискателей.
Взаимодействие с бизнес-центром (ежегодные договора аренды, закрывающие документы, техническое обслуживание офиса).
7. Закупка мебели и интерьерных товаров.
8. Активное содействие в переезде компании. Переговоры с потенциальными арендодателями.
Специалист по КДП (30 %):
1. Первичное проведение собеседований с кандидатами.
2. Подготовка документов для оформления по ГПХ и ТК РФ.
3. Ведение учета трудовых книжек по проекту.
4. Ежемесячное предоставление расчетных листов по одному из проектов агентства.
5. Участие в работе по подбору и расстановке кадров.
6. Выдача справок о трудовой деятельности.
7. Проведение маркетинговых исследований в области кадровых ресурсов.

1. Организация подготовки документов, писем, информации, необходимых для производственной деятельности на объектах;
2. Документальное сопровождение проектов (деловая переписка с первыми лицами компаний подрядных и субподрядных организация, поставщиков);
3. Ведение учета коммерческих предложений.
4. Ведение реестров подрядчиков и поставщиков;
5. Ведение электронной таблицы по статусу оплаты счетов и получения документов по счетам;

6. Взаимодействие с арендаторами по объектам;
7. Работа, связанная с контролем функционирования программы Сервис Деск и направленная на улучшение взаимодействия ООО «Проперти М» и арендаторов на объектах;
8. Контроль прохождения согласований всех договоров, касающихся обслуживания объектов;
9. Ведение списка и учет материальных ценностей компании;
10. Организация доставки отчетных документов (договоров, счетов, счет - фактур, актов) от подрядчика;
11. Выполнение отдельных (разовых) поручений руководителя, связанных с деятельностью объектов;
12. Взаимодействие с государственными органами в рамках своей компетенции (получение лицензий, согласований);
13. Подготовка и оформление тендерной документации.
+ стандартные обязанности офис-менеджера по обеспечению бесперебойной работы офиса.

1.Работа с отгрузочными документами (выставление счетов и закрывающих документов), урегулирование спорных вопросов с партнерами.
2. Подготовка отчетности для бухгалтерии (аренда, телефон, Интернет, экспресс отгрузки, наличие рекламных буклетов, подготовка и отправка первичных бухгалтерских документов)
3. Решение административных и хозяйственных вопросов, связанных с функционированием компании.
4. Полное ведение финансовой деятельности филиала и выдача заработной платы сотрудникам.
5. Подготовка заявок в финансовый отдел.
6. Контроль документов при получении материальных ценностей, выписка доверенностей.
7. Заключение и учет хоздоговоров.
8. Разработка схем документооборота и ведение документации.
9. Обеспечение клиентов фирмы необходимыми информационными материалами.
10. Работа с оргтехникой (ксерокс, факс, сканер, мини-АТС и пр.).
11. Организация деловых встреч, собраний, совещаний, командировок руководителя, а так же презентаций и внутрифирменных мероприятий, организация переговоров.
12. Организация обучения в филиале (подготовка к обучению, сдаче экзамена, организация и выдача свидетельств и сертификатов).

1. Ведение делопроизводства (приказы, служебные записки, гарантийные письма, докладные записки, табель рабочего времени);
2. Ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), деловой переписки, обеспечение рассылки необходимых материалов;
3. Ведение базы данных по рекламодателям и тесное взаимодействие с рекламным отделом.
4. Ведение базы данных подписчиков и осуществление контроля за своевременной доставкой издания.
5. Организация конференция, собраний, совещаний;
+ стандартные обязанности офис-менеджера по обеспечению бесперебойной работы офиса.

Обязанности секретаря генерального директора:
1. Административная поддержка руководства.
2. Подготовка организационно-распорядительных документов.
3. Контроль исполнения поручений руководства.
4. Встреча посетителей.
5. Телефонные переговоры и распределение звонков.
6. Заказ канцелярии для сотрудников и решение текущих хозяйственных вопросов.
7. Заказ билетов и гостиниц, работа с орг.техникой.
8. Помощь в первичном подборе персонала.

Обязанности специалиста по рекламе:
1. Заказ шаблонной сувенирной и полиграфической продукции.
2. Размещение материалов в СМИ.
3. Подготовка текстов для полиграфии, СМИ и согласование их с заказчиком.
4. Анализ рекламной деятельности конкурентов.
5. Работа с сайтом, отработка комментариев и запросов.

1. Подача макетов в БН.
2. Ведение базы данных.
3. Ведение делопроизводства (приказы, служебные записки, гарантийные письма, докладные записки, табель рабочего времени);
4. Организация конференция, собраний, совещаний;
5. Ведение протокола совещаний и контроль за исполнением.
6. Решение административных и хозяйственных вопросов, связанных с функционированием компании.
7. Выполнение срочных разовых поручений руководителя.

1. Взаимодействие с отделом продаж (подготовка договоров, счетов, счет-фактур и товарных-накладных в 1С 7.7. Предприятие).
2. Контроль за дебиторской задолженностью;
+ стандартные обязанности офис-менеджера по обеспечению бесперебойной работы офиса.

1. "Холодные" и "горячие" звонки.
2. Активные продажи программного продукта "Консультант+".