Делопроизводитель, документовед, офис-менеджер

Регистрация входящей и исходящей документации, деловая переписка, работа с электронной почтой и другой деловой корреспонденцией;прием и распределение входящих звонков, осуществление своевременной передачи принятой информации работникам офиса; заказ и выдача канцелярских принадлежностей; обеспечение жизнедеятельности офиса;оформление командировок сотрудников и директоров, заказ ж/д и авиа билетов, бронирование гостиниц, составление бюджета отдела, регистрация счетов и контроль их оплаты, составление планов командировок, составление графика прихода-ухода ежемесячно в конце месяца, подготовка конференц-зала к приему гостей, составление аналитических отчетов, приказов. Замещение второго секретаря и административного директора на время отпуска.

Выполнение поручений руководства, взаимодействие с подразделениями организации.
Cогласование договоров, отслеживание оплаты счетов через 1С.8, прием звонков, обработка исходящей и входящей корреспонденции, прием и отправление факса, прием заявок и заказ канцелярии, взаимодействие с IT-службой, организация переездов и корпоративных мероприятий, заказ воды, помощь в подготовке к выставкам и семинарам, печать и брошюрование печатных изданий, отслеживание расходов на корпоративную связь (пополнение корпоративного счета мобильной связи, составление отчетов по расходованию средств на мобильную связь), заказ билетов, такси и бронирование гостиниц.
Первичный подбор персонала по заявкам подразделений.,
Вхожу в рабочую группу по созданию и внедрению системы менеджмента качества в организации (занимаюсь оформлением документации в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001, разработкой документированных процедур "Порядок разработки и оформления ДП", "управление документацией"." Порядок ведения делопроизводства в организации", Участвую в разработке документа "-Руководство по системе менеджмента качества" и т.п.
Размещение вакансий, подбор резюме на необходимые вакансии, проведение первичного собеседования с кандидатами.

Прием телефонных звонков, взаимодействие с бухгалтерией и финансовым отделом, курьерами, почтой, согласование договоров, прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции. В дальнейшем - разработка документации (стандартов организации) в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001.

Ведение протоколов заседаний кафедры, работа с преподавателями и студентами, составление табеля учета рабочего времени, непосредственное взаимодействие с деканатом, прием телефонных звонков.