Руководитель отдела/управления документационного обеспечения/договоров

Руководство управлением общей численностью 20 человек (в организации около 1000 человек).
Подбор, обучение и адаптация новых сотрудников.
Планирование, организация и контроль работы управления.
Распределение полномочий и функционала между договорным отделом и отделом документационного обеспечения.
Организация и обеспечение разработки локальных нормативных актов, разработка проектов РД и планов мероприятий в пределах компетенций управления,
Обеспечение единого порядка прохождения служебных документов и организация делопроизводства в организации, в т.ч. с использованием СЭД и ЭДО,
Осуществление консультационно-методологического сопровождения деятельности всех структурных подразделений Организации по вопросам разработки, оформления, регистрации документов, их хранения, контроля исполнения поручений руководителей.
Функции и задачи договорного отдела:
создание, согласование со службами организации и заключение договоров (около 230 расходных договоров в год) в ЭДО;
ведение в электронном виде единого реестра договоров и закупок в соответствии с 223-ФЗ;
размещение в ЕИС (zakupki.gov.ru) информации о расходных договорах и их исполнении;
прием, проверка и контроль предоставления документации от контрагентов и внесение их в ЭДО для последующего согласования и оплаты;
возврат документов контрагенту
Функции и задачи отдела документационного обеспечения:
организация, координация, контроль документационного обеспечения участия в закупочных процедурах (около 80 доходных договоров в год) в ЭДО;
ведение в электронном виде единого реестра договоров и закупок в соответствии с 44-ФЗ;
взаимодействие с Государственным заказчиком (Комитет по информатизации и связи и другие ИОГВ) по вопросу документационного сопровождения государственных контрактов организации;
контроль и подготовка документов для документационного сопровождения государственных контрактов;
контроль предоставления документации по государственным контрактам посредством ГИС СФУП;
временное хранение договоров и отчетной документации к ним (архивный сектор).
Достижения:
создание управления с нуля;
формирование единой системы документооборота организации и перевод подразделений организации на электронный документооборот;
организация и контроль документооборота между подразделениями Организации;
обеспечение единого порядка документооборота в Организации;
разработка шаблонов документов и методических указаний по документообороту Организации;
оптимизация действующих и внедрение новых процессов документооборота Организации;
создание архивного сектора Организации;
отсутствие «текучки» персонала.
Профессиональный рост в организации от руководителя проектов до начальника управления.

Руководство отделом общей численностью 10 человек.
Подбор, обучение и адаптация новых сотрудников.
Планирование организация и контроль работы отдела
Распределение полномочий и функционала между сотрудниками отдела
Функции и задачи отдела:
создание, согласование со службами организации и заключение договоров (около 50 расходных договоров в год);
ведение в excel реестра договоров
взаимодействие с Государственным заказчиком (Комитет по информатизации и связи) по вопросу документационного сопровождения государственных контрактов
ведение в excel государственных контрактов;
прием, проверка и контроль предоставления документации от контрагентов по заключенным договорам и внесение их в ЭДО;
контроль предоставления отчетной документации по государственным контрактам
временное хранение отчетной документации по заключенным договорам;
Достижения:
создание отдела с нуля;
построение взаимодействие с Государственным заказчиком;
централизация предоставления отчетной документации по государственным контрактам;
отсутствие штрафов по государственным контрактам в части документационного сопровождения.

Документационное ведение проектов (2 проекта, 4 государственных контракта);
взаимодействие с Государственным заказчиком в качестве представителя Подрядчика по вопросу выполнения работ/оказания услуг по государственному контракту;
подготовка финансовых актов, технических актов по форме Государственного заказчика;
контроль выставления первичной финансовой документации;
подготовка и компановка, отчетной документации согласно условиям государственного контракта;
предоставление отчетных документов Государственному заказчику согласно условиям Государственного контракта;
составление, согласование с подразделениями организации и контроль заключения договоров субподряда;
контроль предоставления от контрагентов финансовых документов и отчетной документации по договорам субподряда.
В ведении находились 4 Государственных контракта и 3 субподрядных договоров.
В подчинении 1 человек.

-общее руководство отделом (6 человек), в том числе: организация и контроль деятельности подразделения,
- выполнение установленной отчетности, планирование бюджета, выполнение плановых показателей,
- административное руководство подчиненным персоналом;
- контроль и организация взаимодействия с учреждениями культуры, образования, здравоохранения;
- выполнение финансового плана.
- развитие клиентской базы;
- организация взаимодействия с комитетами по образованию, здравоохранению, культуры, соц. защиты, информатизации и связи и др.
- создание и поддержание корпоративных отношений с клиентами
- заключение договоров (от переговоров до подписания);
- организация ресурсов и контроль монтажных работ в государственных учреждениях
- Формирование планов поставленных перед отделом.
- Урегулирование конфликтных ситуаций с клиентами, анализ ситуации и принятие мер по недопущению подобных ситуаций в будущем
- Взаимодействие с подрядными организациями
Карьерный рост от менеджера до начальника отдела

- Руководство отделом обслуживания холдинга (17 человек) (call-центр, группа по сбору абонентской платы, группа по сбору дебиторской задолженности, группа продаж)
- Участие в планировании и осуществлении мер по удержанию существующих клиентов, сохранение лидерских позиций на рынке по показателю клиентской лояльности.
- Внедрение системы, предусматривающей детальную разработку и выполнение стратегического плана по работе с каждым клиентом Компании.
- Анализ рынка.
- Поиск новых областей применения продуктов и услуг холдинга
- Организация качественного обслуживания клиентов в соответствии с установленными стандартами.
- Бюджетирование.
- Формирование планов поставленных перед отделом.
- Урегулирование конфликтных ситуаций с клиентами, анализ ситуации и принятие мер по недопущению подобных ситуаций в будущем.
- Создание и развитие группы продаж тарифных планов существующим клиентам
- Ведение установленной отчетности.
- Создание новых тарифных планов
- Разработка ТЗ и внедрение основ CRM для Компании
- Работа с базами данных и биллинг-системами
- Подбор и обучение персонала
- Взаимодействие со специалистами технической поддержки
- Разработка и внедрение регламентов взаимодействия со смежными подразделениями (ТП, ОДС, ОП)
- Взаимодействие с представителями центрального (Москва) и региональных офисов для качественного обслуживания клиентов (отдел обслуживания территориально находится в СПб)