Офис-менеджер

1. Подготовка документов на рассмотрение руководителям (руководителю направления, генеральному директору), формирование папок «На подпись»:
1.1. распечатывание документов, адресованных руководителю;
1.2. проверка правильности оформления документов, передаваемых на рассмотрение руководителям (наличие необходимых реквизитов и виз);
1.3. проверка комплектности поступающих на рассмотрение документов;
1.4. ведение реестра документов, передаваемых на рассмотрение руководителям.
2. Внесение виз и подписей от имени руководителей, типовых резолюций по текущим документам;
2.1. внесение ознакомительной визы от имени руководителей.
3. Делопроизводство и ведение внутренних документов: оформление, регистрация, хранение и контроль исполнения.
4. Контроль исполнения внутренних документов, подписанных руководителями: уточнение планируемых сроков исполнения, отметка в РКК о контроле, опрос исполнителей при отсутствии отчета, передача отчетов на рассмотрение руководителю, .
5. Прием и распределение входящих телефонных звонков.
6. Приготовление чая/кофе руководителям, организация приема посетителей.
7. Хранение и обеспечение правильного использования печатей организаций, относящихся к проекту «Мелкорозничная торговля».
8. Замещение помощника генерального директора при его отсутствии (болезнь, отпуск);
9. Регистрация и хранение договоров с арендаторами, маркетинговых соглашений, договоров с КУГИ и прочие;
10. Составление приказов, распоряжений, служебных записок с за несением их в реестр и отправке сотруднику, контрагенту;
11. Составление доверенностей, работа с командировочными листами, подготовка и выдача справок по месту требования;
12. Ведение кадрового документооборота: прием сотрудника на работу с занесением в ЗиК с заполнением трудовых книжек, выполнение прочей кадровой работы;
13. Занесение новых контактов, назначение встреч руководителя, напоминание о них. Выполнение прочей офисной работы и по просьбе сотрудников.

Осуществление работы по организационно - техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности руководителя; приём и отправка корреспонденции; составление и работа с распорядительными документами; ведение делопроизводства; работа с командировочными; подготовка и выдача справок; составление распорядительных документов (приказы, постановление, решение, указание, распоряжения); учет, выписки, копии документов; заполнение и составление договоров составление доверенностей; заполнение трудовых книжек; оформление заявлений при приеме на работу и увольнении; контроль над всеми входящими и исходящими документами, прием документов при приеме на работу. Занесение новых контактов, назначение встреч руководителя, напоминание о них. Выполнение всей прочей офисной работы.

1. Подготовка документов на рассмотрение руководителям (руководителю направления, генеральному директору), формирование папок «На подпись»:
1.1. распечатывание документов, адресованных руководителю;
1.2. проверка правильности оформления документов, передаваемых на рассмотрение руководителям (наличие необходимых реквизитов и виз);
2. Делопроизводство и ведение внутренних документов: оформление, регистрация, хранение и контроль исполнения.
3. Контроль исполнения внутренних документов, подписанных руководителями: уточнение планируемых сроков исполнения, отметка в РКК о контроле, опрос исполнителей при отсутствии отчета, передача отчетов на рассмотрение руководителю.
4. Прием и распределение входящих телефонных звонков.
5. Приготовление чая/кофе руководителям, организация приема посетителей.
6. Заполнение командировочных, больничных листов;
7. Составление приказов и прочих распорядительных документов, и прочая работа по указанию руководителя.