Руководитель отдела делопроизводства

- Делопроизводство (создание шаблонов документации, регистрация корреспонденции, формирование структуры внутреннего и внешнего документооборота);
- Документооборот компании (бумажный и в электронном виде, внутренний и внешний);
-Учёт рабочего времени сотрудников (Timetta);
- Сопровождение договоров;
- Подготовка и ведение реестров договоров;
-Создание сводного реестра по заказчикам и подрядчикам компании, контроль оплат, поступлений и остатков;
- Создание регламентов по организации работы и взаимодействия отделов;
- Подготовка презентаций;
- Взаимодействие с юристами и бухгалтерией (акты сверки, подготовка закрывающих документов);
- Участие в тендерных процедурах (подготовка конкурсной документации, работа с гос. Заказчиками, работа с СРО);
- Оформление кредитной линии для организации, формирование кредитных заявок для ООО (формирование кредитного портфеля организации, формирование реестра договоров, оформление доверенностей и согласий на ОПД, формирование Опыта компании и т.д.);
- Кадровое делопроизводство (прием на работу, увольнение, командировки, записи в трудовых книжках, должностные инструкции);
- Переоформление, подтверждение, расширение Лицензии Минкульта РФ;
-Сбор и подача документов сотрудников на получение аттестации Минкульта РФ;
-Сбор и подача документов для включения сотрудников в НОПРИЗ;
- Деловая переписка, встречи с контрагентами, налоговыми, банками;
- Опыт переоформления юридического адреса, смены генерального директора, смены учредителей, изменений в Устав компании;
- Оформление/продление ЭЦП;
- Организация корпоративов компании;
- Опыт руководства сотрудниками отдела;
- Функции личного помощника руководителя.

В подчинении более 300 сотрудников (медицинский персонал, работники секретариата и отдела кадров).
Полная административная поддержка исполнительного директора, контроль исполнения поручений, проверка клиник (50 филиалов) на соблюдение требований СанПиН, чистоты, правильности расчётов, контроль по видеонаблюдению, подготовка документации для судебных процессов, составление алгоритмов по увеличению прибыли клиник и улучшению качества обслуживания, поиск персонала и аттестация при приеме на работу, деловая переписка, ведение календаря встреч директора, организация командировок, делопроизводство, встреча с клиентами и урегулирование конфликтных ситуаций, подготовка отчетов и презентаций , проведение тренингов для сотрудников, и тд.

- Делопроизводство
- организация хранения документации,
- документооборот, составление реестров, распределение документации и корреспонденции по отделам
- протоколирование совещаний и контроль исполнения задач в поставленные сроки
- организация совещаний,
- подготовка отчетов по итогам работы отделов,
- организация командировок (билеты/гостиницы/трансфер),
- организация корпоративных мероприятий,
- кадровое делопроизводство (помощь руководителю отдела кадров - подбор кадров, проведение собеседований, приказы по личному составу, ознакомление с внутренним распорядком и правилами, записи в трудовую книжку, подготовка трудовых договоров и заявлений и др.),
- контроль сроков договоров,
- запрос закрывающих бухгалтерских документов у контрагентов,
- обеспечение жизнедеятельности офиса (канцелярия, вода, клининг),
- работа с типографиями (заказ визиток, сувенирной продукции с логотипом, подарков),
- создание презентаций,
- распределение телефонных звонков,
- выполнение личных поручений Генерального директора (как по рабочим, так и по семейным вопросам),
- планирование рабочего дня руководителя,
- координация работы секретарей, водителей и курьера и тд.