Офис-менеджер, Делопроизводитель

- Ведение общего делопроизводства
- Ведение электронного документооборота (первоначальная обработка входящих, отправка исходящих, а также регистрация всех организационно-распорядительных документов)
- Работа в системах: Битрикс24, 1С Документооборот
- Осуществление контроля за процессом согласования внутренних документов в 1С Документооборот
- Введение счетов в УНФ в своей зоне ответственности
- Организация хранения всех документов в бумажном и электронном виде с ведением реестров
- Работа с оргтехникой (машинописные работы, сканер, принтер, копир)
- Тревел-поддержка сотрудников компании
- Взаимодействие с почтовыми и курьерскими службами
- Взаимодействие с администрацией БЦ: пропуска для работников, выдача ключей, оформление заявок на въезд машин во двор БЦ, на работу в выходные и праздничные дни, на уборку помещений, информирование сотрудников о работах в БЦ
- Осуществление заказов и контроль получения канцелярский принадлежностей, воды, расходных материалов по заявкам сотрудников
- Заказ печатей, штампов в копицентре
- Изготовление в мастерской ключей от офисов для сотрудников
- Контроль за состоянием оргтехники
- Оформление Доверенностей на сотрудников
- Запрос документов, рассылка документов
- Сбор информации по документам
- Прошивка документов, постановка печати
- Выполнение поручений у нотариуса
- Получение справок в МИФНС
- Помощь в инвентаризации

Профиль организации - Сдача в аренду офисных помещений
- Информационно-административная поддержка компании.
- Полное ведение общего делопроизводства (журналы, приказы и т.д.).
- Документооборот: получение, регистрация, хранение входящей/исходящей корреспонденции, печать, копирование, сканирование, получение/отправка факса, передача документов в архив, в том. числе при ликвидации организации.
- Внесение в реестр на согласование всех договоров организации, отслеживание, подписание у руководства, сканирование и обеспечение сохранности оригинала.
- Выполнение служебных поручений генерального директора, ведение деловой переписки, телефонные переговоры, контроль выполнения поручений, организация совещаний, скайп-конференций, протоколирование, регистрация на вебинары и конференции, предоставление данных, поиск информации в Internet.
- Контроль и взаимодействие с клинингом офиса, контроль работы оргтехники, обеспечение жизнедеятельности офиса (канцтовары, вода, связь). Предоставление отчетных документов в бухгалтерию.
- оформление командировки, бронирование отеля и билетов.
- Прием посетителей, прием и перераспределение звонков.
- Работа с корреспонденцией: подготовка к отправке, контроль доставки, взаимодействие с курьерскими службами (почта России, КСЭ, Спецсвязь, СДЭК, EMS), систематическое посещение почтового отделения для получения и отправки корреспонденции.
- Уверенный пользователь всей офисной техникой, офисного пакета программ (Word, Excel, Internet Explorer, Lotus, Outlook), навыки работы с компьютерными программами и справочными правовыми системами: «Гарант», «Консультант».
- Полное кадровое сопровождение организации в 1С ЗУП 8.3 (150 человек).

Профиль организации - Сдача в аренду офисных помещений
- Полное ведение документооборота компании;
- Ведение и поддержание в актуальном состоянии системы регистрации, учёта и хранения документации Общества;
- Организация работы отдела: своевременная обработка корреспонденции, распределение документов по срочности/приоритетности;
- Регистрация документов (договоров, доп.соглашений, актов и т.д.) и сохранение на бумажном и электронном носителе;
- ВрИО начальника отдела кадров на время его отпуска/болезни.

Профиль организации - Проведение экспертизы по пожарной безопасности сооружений
- планирование рабочего дня руководителя;
- контроль исполнения поручений руководителя;
- ведение деловой переписки;
- протоколирование совещаний;
- формирование и отправка отчетов в вышестоящую организацию;
- ведение реестров в 1С;
- оформление договоров внештатных экспертов;
- оформление командировок сотрудников;
- бронирование билетов и гостиниц;
- брошюровальные, копировальные и печатные работы;
- работа с оргтехникой;
- формирование и отправка почтовой корреспонденции;
- прием посетителей;
- прием, регистрация и распределение документов и сообщений по факсимильной связи и электронной почте;
- заказ обедов в офис;
- обеспечение жизнедеятельности офиса;
- поиск информации в Internet;
- КДП.

Профиль организации - Аудиторское и бухгалтерское обслуживание предприятий

Должностные обязанности:
- документооборот;
- контроль своевременной сдачи отчетов;
- постановка печати;
- прием и распределение звонков;
- обеспечение жизнедеятельности офиса;
- работа с оргтехникой:
- КДП.