Административный специалист

Прием и распределение телефонных звонков, в том числе на английском языке (20-30 звонков в день)
Заведение и контроль оплаты счетов (1С, 7-10 счетов в неделю)
Контроль и организация работы клининга (2 раза в неделю)
Travel-поддержка сотрудников (JIRA, 2-3 командировки в день)
Закупка канцелярии, продуктов и хозяйственных средств для офисов компании (Комус, Глобал, еженедельно)
Регистрация входящих и исходящих писем в системе документооборота компании (JIRA, 10-15 писем в день)
Организация и контроль работы офисного курьера (ежедневно)
Отправка и прием корреспонденции курьерскими службами (Major, DHL, 3-4 раза в неделю)
Передача документов на подпись генеральному директору (ежедневно)
Подготовка приемной генерального директора (1-2 раза в месяц)
Выполнение распоряжений помощника генерального директора (во время приезда генерального директора)
Организация кофе-брейков (2-3 раза в неделю)
Поддержание порядка и бронирование переговорных (Outlook, ежедневно)
Отправка корреспонденции Почтой России (3-4 раза в неделю)

Достижения:
Оказала содействие отделам компании (загрузка архива закрывающих документов в 1С для отдела логистики, верстка и перевод обучающих материалов с русского на английский для международного отдела обучения клиентов)

Курирование штата секретарей (3 человека, ежедневно)
Оплата закупок для офиса (Axapta, 3-4 раза в неделю)
Оформление командировок: бронирование билетов и гостиниц, контроль согласований руководства (Bitrix24, Axapta, ежедневно)
Встреча и сопровождение гостей (2-3 раза в неделю)
Контроль организации питания для сотрудников (ежедневно)
Закупки для нужд офиса (Ниневия, Комус и другие поставщики, 2-3 раза в неделю)
Заключение договоров с поставщиками (Docsvision, по необходимости)
Передача документов на подпись генеральному директору (ежедневно)
Ведение документооборота с бухгалтерией и поставщиками, формирование авансового отчета по почтовым расходам (по необходимости)
Оформление и оплата подписок на периодические издания (по необходимости)
Заказ штампов, визиток (по необходимости)

Достижения:
Обустроила новую кухню в офисе
Наладила регулярную запись на Почту России

Прием и распределение телефонных звонков (30-40 звонков в день)
Отправка посылок и корреспонденции (10-20 отправок в день)
Прием и организация хранения входящей корреспонденции (20-30 писем в день)
Сканирование, копирование, сшивка документации (ежедневно)
Ведение реестра документов на подпись руководству (ежедневно)
Прием поставок для офиса (по необходимости)
Выдача заказов со склада сотрудникам компании (ежедневно)
Выполнение разовых поручений руководства (по необходимости)

Достижения:
Ввела таблицу Excel для учета входящей документации
Навела порядок в документах и канцелярии
Упростила процесс оформления отправлений с помощью ЛК курьерских служб и Почты России

Встреча и консультирование клиентов по услугам компании.
Ведение деловой переписки, документооборота.
Контроль и планирование работы офиса.
Контроль за соблюдением сотрудниками регламентов и дисциплины.
Взаимодействие с курьерскими службами.
Ведение расчетов с клиентами (работа с кассой и терминалом), ведение кассовой книги.
Отчетность для бухгалтерии.

Достижения:
Навела и поддерживала порядок в подсобных помещениях
Сделала шаблоны документов для таможенного оформления для постоянных клиентов