Начальник административного отдела

Описание


Володина Галина Ивановна

Адрес проживания: Россия, г. Санкт-Петербург
Контактные телефоны: +79198621678
E-mail: gvsdg@mail.ru





Цель соискания: Административный директор, руководитель АХО, руководитель административной поддержки сервисов, руководитель отдела документационного обеспечения
управления

Образование:


1. Карагандинский Государственный университет
(филологический факультет с квалификацией - преподаватель русского языка и литературы)
2. Алматинская академия экономики и статистики
(факультет делового администрирования с квалификацией - экономист, управление персоналом)

Профессиональные навыки:

В области делопроизводства и документооборота:

- Методическая организация и эффективное внедрение процесса документационного обеспечения управления предприятия,
в том числе в системе электронного документооборота;
- Разработка и внедрение системы исполнения поручений руководства и документов;
- Составление и внедрение методологических инструкций по управлению организационного-распорядительной
документации и положений по документообороту на предприятии;
- Организация архивного хранения документов

В сфере административно-хозяйственного управления:

- Формирование административно-хозяйственной службы с «0» на предприятии с момента стартап и эффективное
внедрение общехозяйственных процессов.
- Формирование бюджетов административно-хозяйственных расходов и обеспечение оптимизации затрат на
общехозяйственную деятельность.
- Разработка планов по текущим и капитальным ремонтам офисных помещений, организация и проведение
систематических текущих ремонтов офисных помещений и жилого фонда предприятия.
- Разработка технических заданий и проведение тендеров по обеспечению подразделений мебелью, организации
корпоративной развозки и питания сотрудников.
- Построение работы с аутсорсинговыми компаниями от процесса разработки проекта до схемы взаимодействия и контроля
исполнения договорных обязательств.
- Организация релокации офиса и переезда сотрудников;
- Внедрение системы офисного пакета по обеспечению канцелярией и ТМЦ общехозяйственного назначения сотрудников и
организации рабочих мест сотрудников.
- Взаимодействие с техническими службами в рамках корпоративной программы энергосбережения и
энергоэффективности, обеспечение хозяйственного обслуживания оборудования и надлежащего его состояния в
соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий.
- Организация и руководство работами по благоустройству и уборке территорий.
- Курирование вопросов аренды офисов организации.
- Разработка стандартов и регламентов по работе административно-хозяйственного отдела.

В области административно-организационного и социального развития:

- Внедрение корпоративной культуры и ценностей Компании.
- Внедрение системы коммуникаций
- Организация работы по изданию внутрикорпоративной газеты и пресс-релизов.
- Разработка и внедрение системы корпоративной социальной ответственности.
- Разработка и внедрение Плана взаимодействия предприятия с заинтересованными сторонами.
- Разработка и внедрение стандартов ИСО 9001, 14001 по административно-хозяйственной деятельности в рамках
программы внедрения международных стандартов в Компании.
- Формирование целей подразделения в рамках обеспечения исполнения политики Компании и контроль соблюдения
принятых обязательств.
- Организация тревел-поддержки.
- Организация корпоративных мероприятий и обеспечение сувенирных программ.


Опыт работы:


Период работы, предприятие

Должность

Апрель 2021 – ноябрь 2021
АО «Фармасинтез-Норд», г. Санкт-Петербург https://pharmasyntez.com/
Сфера деятельности: фармацевтический завод
800 человек

Руководитель административно-хозяйственного отдела

Успешное внедрение процессов:
Разработан процесс системы корпоративных коммуникаций, документационного обеспечения управления;
Разработано и внедрено нормативное и регламентное (описание бизнес-процессов, процедуры) обеспечение деятельной подразделения;
Внедрены шаблонные процессы и регламенты в систему электронного документооборота 1С;
Разработан и утвержден фирменный стиль в соответствие с брендбуком Компании;
Разработана и внедрена система контроля исполнения поручений распорядительных документов;
Организована работа курьерской службы, координация работы секретариата;
Определен бюджет по закрепленным направлениям деятельности, проведены тендера, заключены и сопровождались договора.
На производстве разработана и внедрена система входного контроля, спроектирована и изготовлена соответствующая мебель для персонала.
Внедрены и применяются стандарты клининга в соответствие с новыми требованиями нормативных документов РФ.
Организован пункт приема пищи для сотрудников производства
Разработана и внедрена система обеспечения сотрудников пакетом необходимых принадлежностей, канцелярии, мебели и техники.
Проведена инвентаризация основных средств, все материальные активы документально закреплены за подразделениями с определением ответственных лиц.
Разработан и внедрен алгоритм встречи посетителей, партнеров и гостей предприятия. Приобретена сувенирная продукция.
Разработана и установлена Доска почета лучших сотрудников предприятия.
Разработаны и организованы меры противопожарной безопасности и санитарно-эпидемиологических норм.
Произведены текущие ремонты.
Проведена оперативная работа по организации приемки нового завода предприятия: от организации клининга до заказа и установки мебели в соответствие с
дизайн-проектом.


22.12.2008 – 12.04.2021
Группа предприятий «Восход» (ТОО «Восход-Oriel», ТОО «Восход Хром», ТОО «Восход Трейдинг»), входит в международный Холдинг «YILDIRIM GROUP»
1100 чел
Сфера деятельности:
горно-обогатительное предприятие


Должность: руководитель административно-хозяйственного отдела,
и.о. заместителя генерального директора по административным вопросам

Успешное внедрение масштабных процессов:

Реструктуризация организационной структуры административного блока предприятия в режиме «стартап», вывод непрофильных функций и повторяющихся бизнес-процессов,
что позволило оптимизировать численность и перераспределить обязанности.
Формирование и организация работы административно-хозяйственного отдела с нуля.
Формирование эффективной работы канцелярии, секретариата, курьерской службы.
Разработка и внедрение методологических, нормативных документов по делопроизводству и документообороту.
Внедрение СЭД на базе программы Документолог при численности 800 чел.
Внедрение международных стандартов ИСО в соответствие с требованиями Политики Компании в области качества, охраны труда и окружающей среды
Разработка и внедрение системы корпоративной социальной ответственности, плана взаимодействия с заинтересованными сторонами.
Организация работы по изданию корпоративной газеты и систематических опубликований пресс-релизов с целью поднятия имиджа Компании.
Организация общехозяйственных работ: производство текущих и капитальных ремонтов, улучшение социально-бытовых потребностей иногородних специалистов с проживанием
на территории вахтового городка.
Организована релокация в новое здание офиса с переездом сотрудников офиса, мебели и оборудования.
Проведена работа по обеспечению строительства новой столовой на территории предприятия и успешно запущена в эксплуатацию
Систематически проводились тендерные процедуры с разработкой технических заданий и заключению договоров на услуги клининга, выбору оператора по питанию,
обеспечению тревел-поддержки.
Проведена работа по обеспечению хранения домашней и спецодежды, стирки спецодежды работников предприятия, разработаны и введены регламенты и графики.
Внедрена система оперативного заказа ТМЦ для производства общехозяйственных работ, обеспечения хранения, использования и систематического списания.
Налажена работа по инвентаризации активов с четкой системой распределения по подразделениям и закреплением за ответственными лицами.
Обеспечена регулярная работа по поддержанию инфраструктуры в рабочем состоянии силами подразделения.
Облагорожено более 7000 кв. метров территории предприятия, высажены зеленые насаждения.
Внедрена корпоративная культура и ценности Компании посредством проведения массовых, спортивных мероприятий, конкурсов.
Сформирован пакет рациональных деловых норм и кодекса поведения персонала с внесением этих норм в Коллективный договор и Правила внутреннего распорядка.
Для закрепления имиджа Компании как социально направленного систематически проводились встречи с государственными лицами и местными жителями.


1995 г - 20.12.2008
Донской горно-обогатительный комбинат
Сфера деятельности:
горно-обогатительное предприятие

Должность: инспектор АХО – начальник АХО

Успешное внедрение проектов:
Разработка и внедрение методологических, нормативных документов по делопроизводству и документообороту.
Внедрение СЭД на базе программы Нотус Лотус при численности 7000 чел.
Внедрение международных стандартов ИСО в соответствие с требованиями Политики Компании в области качества, охраны труда и окружающей среды
Внедрена программа Компании по распределению жилого фонда работникам предприятия




Образование:
1. Карагандинский Государственный университет
Филологический факультет, русский язык и литература, преподаватель
2. Алматинская академия экономики и статистики
Факультет делового администрирования, экономист, управление персоналом
Дополнительные сведения:

Ведущая семинаров Бизнес-школы ITC Group (г. Санкт-Петербург): 

Консультант и преподаватель в сфере организации документационным обеспечением управления на производственных предприятиях, методист по внедрению системы
электронного документооборота в компании: организация обучения сотрудников, оптимизация процессов документооборота, методологическая помощь.
Специалист по делопроизводству и документообороту, эксперт по администрированию процессов общехозяйственной деятельности. Специалист в области делового
администрирования. Стаж работы в сфере АХО: 25 лет.


Дополнительная образование (повышение квалификации):

В 2007 г. прошла обучение в Центре подготовке менеджеров высшего звена при КИМЭП в г. Алматы по вопросам
делопроизводства и архивного дела и получила международный сертификат.
В 2010 году прошла обучение в Московской бизнес-школе по теме «Исполнительный директор» и получила сертификат.
В 2011 году прошла курс-тренинг по теме; «Современные методы управления персоналом» в Центре обучения «Нурикон» г.
Алматы и получила сертификат
в 2014 году приняла участие в семинаре Московской бизнес-школы по теме "Руководитель административной
(хозяйственной) службы"
в 2015 году приняла участие в семинаре по Интегрированной системе менеджмента,
в 2016 году прошла обучение по программе "Документолог".
в 2017 году приняла участие в семинаре "Социальная ответственность на предприятии"
в 2017 году прошла обучение по внедрению новой версии ISO9001-2015 и ISO14001-2015
в 2019 году прошла обучение на тему "Стратегический менеджмент"
В 2020 году принята участие в семинаре «Корпоративная социальная ответственность. Международные стандарты КСО»

Дополнительная информация:
Дважды награждена Почетной грамотой Администрации Хромтауского района Актюбинской области Казахстана за личный
вклад в социальное развитие региона и достижения в профессиональной деятельности
По итогам национального рейтинга "Лидер отрасли " награждена Международным сертификатом "Руководитель года 2016"

Уверенный пользователь MS: WORD, Excel, Power Point, Lotus, ERP-1C, Docsvizion

Личные качества:
Широкий диапазон работы: от управления до «делать руками»
- Стратегическое, комплексное и перспективное мышление, последовательность;
- Умение принимать решение и нести ответственность; Инициативность и стремление к результату;
- Организованность и обязательность;
- Требовательность к себе и подчиненным;
- командное и проектное управление, умение нацелить команду на результат;
- умение аргументировать точку зрения, находить компромиссы с оппонентом;
- позитивное восприятие изменений;
- постоянное саморазвитие и развитие подчиненных;
- высокая степень исполнительной дисциплины

Увлечение: литература, путешествия

Семейное положение: замужем, дочь




-----------------------
[pic]