Офис-менеджер

Должностные обязанности и достижения: Ведение электронного документооборота, планирование рабочего графика руководителя компании. Приём и обработка входящей, исходящей корреспонденции с занесением краткой информации в журнал регистрации входящих и исходящих писем. С последующей передачей документов под роспись по соответствующим подразделениям: генеральному директору, адвокату, юристу, бухгалтерию, отдел кадров, транспортный отдел и. т. д. Отправка исходящей почтовой корреспонденции через ФГУП "Почта России": заказные, ценные, простые письма, бандероли, поставщикам различных организации, в суды различной юрисдикции, деловая переписка по e-mail. с партнерами компании, оформление договоров купли - продажи мебели. Регистрация и контроль исполнения кадровых приказов. Заполнение табеля рабочего времени иностранных граждан. Осуществление регистрации иностранных граждан в УФМС, а также подача уведомлений на приём и увольнение в УФМС. Ведение делопроизводства в полном объеме. Работа в интернет - магазине Дом мебели "Нарвский". Фотография мебели с последующей обработкой в Photoshop CS5 описание мебели, размеры, цвет, артикул, цена, занесение на сайт интернет - магазина. Продажа мебели через интернет, работа с покупателями мебели. Выполнение поручений генерального директора, решение организационных вопросов. Заказ канцелярий и воды, руководителю и сотрудникам, подача чая и кофе посетителям.

Эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой и складской деятельности. Фиксирование оттиска гербовой печати на документах; работа с входящей и исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения) приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора, подготовка графика семинаров. Рассылала почтовую рассылку по стоматологическим клиникам с программой семинаров. Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей; выполнение копировально - множительных работ; сканирование документов; прием телефонных звонков консультация по ассортименту стоматологических материалов и семинарам. Фиксирование полученной по телефону информации для сотрудников в их отсутствие и доведение её содержания до их сведения. Организация встречи посетителей и гостей Компании. Заказ авиа и ж/д билетов сотрудникам на выездные семинары, бронирование гостиниц. Заказ воды, канцелярии и хозяйственных товаров по мере необходимости. Координировала и контролировала работу: курьера, уборщицы. Отслеживала срок годности стоматологических материалов. Комплектовала заказ и оформляла товарные накладные, выписывала счёта клиентами оформляла договора на продукцию и семинары. Подготавливала документы и необходимые материалы для проведения семинаров в Санкт - Петербурге и регионах сотрудникам, отъезжающим в командировки. Регистрировала в клиентской базе Access участников семинаров. Выписывала приходно - кассовый ордер на семинар. Работа в 1С: Предприятие 7:7.

Работа с документацией (внутренний и внешний документооборот). Делопроизводство в полном объеме, деловая переписка. Подготовка заданий детям к урокам. Составление расписания уроков. Выдача справок учащегося. Заключение договоров с родителями на оказание платных образовательных услуг. Прием и распределение телефонных звонков (мини АТС). Административная работа. Выполнение поручений руководителя. Подготовка и организация работы офиса. Приём и учет канцтоваров, расходных материалов, заказ воды и иных товарно - материальных ценностей, необходимых для работы. Организация: встреч, прием, и регистрация вежливое обслуживание гостей, партнеров. Бронирование и заказ билетов и гостиниц руководителю. Распределение заявок водителям на развозку детей по домам после уроков. Уверенный пользователь ПК. Знание оргтехники: сканер, принтер, факс, копир.

Приём и распределение звонков. Деловая переписка с клиентами через Internet. Ведение делопроизводства: Приём и обработка заказов. Контроль состояния заказа, отгрузки и доставки труб. Заполнение и расчёт накладных, оформление ТМЦ. Заполнение и регистрация поступления труб. Заполнение журнала по отгрузке труб. Знание ассортимента труб. Занималась наработкой клиентской базы. Осуществляла прямые продажи. Разрешала конфликтные ситуации. Работала с входящей и исходящей корреспонденцией. Отправляла обычные и заказные письма. Занималась жизнеобеспечением офиса необходимыми расходными материалами. Уверенный пользователь ПК работала в word, excel, Internet. Знание оргтехники: телефон - факс, е - mail, принтер, сканер, копир.