Офис- менеджер/секретарь/помощник руководителя

Административный функционал:
1. Встреча визитеров компании и их сопровождение;
2. оформление пропусков;
3. взаимодействие с администрацией ведущей компании и компанией субподрядчика, взаимодействие с администрацией бизнес-центра (заявки на техническое обслуживание, запрос документов по аренде);
4. контроль рабочего состояния офисной техники и оборудования, оформление заявок на ремонт и обслуживание;
5. контроль наличия расходных материалов;
6. руководство вспомогательным персоналом (курьер, уборщица)

Хозяйственный функционал:
Работа в клининговой компании (услуга «Кофе-леди»):
Поддержание порядка в комнатах отдыха, кафе по запросу заказчика: уход за кофе машинами, СВЧ- печами, холодильниками, загрузка/выгрузка посуды из посудомоечных машин, наполнение кофе машин кофе, какао, молоком, наполнение расходниками (чай, сахар, посуда, салфетки), зонирование кухонного пространства, ведение склада и своевременный заказ и распределение товара по комнатам отдыха. Помощь офис-менеджерам компании (организация кофе-брейков).

Административный функционал:
1. Встреча визитеров компании и их сопровождение;
2. оформление пропусков;
3. взаимодействие с администрацией ведущей компании и компанией субподрядчика, взаимодействие с администрацией бизнес-центра;
4. контроль рабочего состояния офисной техники и оборудования, оформление заявок на ремонт и обслуживание;
5. контроль наличия расходных материалов

Хозяйственный функционал:
Работа в клининговой компании (услуга «Кофе-леди»):
Поддержание порядка в комнатах отдыха, кафе по запросу заказчика: уход за кофе машинами, СВЧ- печами, холодильниками, загрузка/выгрузка посуды из посудомоечных машин, наполнение кофе машин кофе, какао, молоком, наполнение расходниками (чай, сахар, посуда, салфетки), зонирование кухонного пространства, ведение склада и своевременный заказ и распределение товара по комнатам отдыха. Помощь офис-менеджерам компании.

Работа в клининговой компании (услуга «Кофе-леди»):
Поддержание порядка в комнатах отдыха, кафе по запросу заказчика: уход за кофе машинами, СВЧ- печами, холодильниками, загрузка/выгрузка посуды из посудомоечных машин, наполнение кофе машин кофе, какао, молоком, наполнение расходниками (чай, сахар, посуда, салфетки), зонирование кухонного пространства, ведение склада и своевременный заказ и распределение товара по комнатам отдыха.

Приём и распределение звонков.
Формирование финансовых заявок на расходование денежных средств;
Формирование реестров платежей;
Бронирование гостиниц, приобретение ж/д и авиабилетов; оформление внутренних документов для направления сотрудника в командировку;
Ведение табеля учета рабочего времени в таблице Excel;
Регистрация входящей/исходящей документации;

1. Приём входящих звонков, электронной почты и их распределение по офису;
2. Встреча посетителей на ресепшн БЦ , их сопровождение, оформление пропусков, организация кофе-брейков;
3. Подготовка переговорных кабинетов к началу рабочего дня;
4. Рассылка поздравлений с Днём рождения;
5. Обеспечение жизнедеятельности офиса:
а) заказ ж/д и авиабилетов, бронирование гостиниц (только по России, без оформления виз и загранпаспортов), информационная поддержка сотрудников в командировке; передача документов на оплату в бухгалтерию, запрос закрывающих документов от контрагентов (отслеживание и контроль комплектности документов, сканирование, учет, передача в структурные подразделения).
б) приём и регистрация в электронных журналах учета входящей и исходящей корреспонденции;
в) взаимодействие с почтовым отделением: получение и отправка корреспонденции с ее последующей сортировкой и распределением по отделам компании; оформление сопроводительных документов для отправления корреспонденции Почтой России (работа с предустановленным дистрибутивом ППП); составление авансовых отчетов по расходованию наличных денежных средств;
г) прошивка документов (по запросу), печать документов (типовые формы - по запросу), оформление доверенностей их учёт и согласование продления срока действия;
д) заказ воды, канцелярских и хозяйственных товаров, заказ товаров для кофе-брейков (формирование заказа поставщику на основании выставленного счета и проведение его в базе 1С:УПП, списание товаров и отслеживание остатков; организация закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов, руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание, обеспечение взаимодействия с обслуживающими сервисными организациями;
е) работа с курьерскими службами (экспресс почта);
ж) заказ штрих кодов на питание, ведение учёта;
з) работа с офисной оргтехникой: принтер, сканер, копир, факс, почтовые программы (Outlook), управление звонками ( Lync Attendant);
6. оформление подписки на периодические издания;
7. взаимодействие с удаленными офисами (обособленными подразделениями);
8. выполнение поручений руководителя (в рамках должностных обязанностей);
9. поиск информации в Интернете

1. Приём входящих звонков и их распределение по офису;
2. Встреча визитеров компании, подготовка кофе-брейков; заполнение разовых пропусков, ведение журнала учёта посетителей;
3. Обеспечение жизнедеятельности офиса:
а) заказ ж/д билетов (по России) и бронирование гостиниц;
б) приём и регистрация в электронных журналах учёта входящей, исходящей корреспонденции и документации (как внутренней, так и внешней) с последующей ее сортировкой и распределением по отделам офиса; хранение и архивация;
в) оформление сопроводительных документов для отправления корреспонденции и посылок Почтой России; взаимодействие с курьером;
г) заверение копий учредительных документов, прошивка документов, помощь тендерному отделу в подготовке документации;
д) ведение реестра сертификатов качества, отслеживание окончания срока действия, запрос новых сертификатов у отдела закупок, сканирование и сохранение в базе;
е) приём документов и личных заявлений на подпись генеральному директору;
ж) ознакомление сотрудников с распорядительными документами под подпись;
з) оформление приказов, распоряжений (по запросу (по шаблону), при необходимости на документы ставился оттиск печати, контроль своевременности исполнения;
и) заказ и выдача канцелярских и хозяйственных товаров; заказ штампов, печатей, визиток по готовым макетам;
к) взаимодействие с курьерскими службами по экспресс отправлениям;
л) выполнение копировально-множительных работ;
м) работа с оргтехникой: принтер, сканер, копир, факс, мини АТС;
н) взаимодействие с удаленными розничными магазинами и офисом.

Приём (встреча) посетителей (чай, кофе),приём и регистрация входящей и исходящей документации, приём документов и их передача на подпись генеральному директору, оформление сопроводительных документов для отправки Почтой России, приём входящих звонков и их распределение по офису, прошивка документов по запросу сотрудников компании, помощь тендерному отделу в подготовке документации (копии уставных документов, заверенные печатью и подписью), ведение реестра сертификатов качества на закупаемую и поставляемую продукцию (отслеживание окончания сроков действия и запрос новых сертификатов у отдела закупок), оформление доверенностей, заказ ж/д билетов (по России), заказ и выдача хоз и канцтоваров, взаимодействие с курьерскими службами по экспресс отправлениям, заказ воды, работа с оргтехникой: принтер, сканер, копир, факс, мини АТС. Оформление писем по запросу сотрудников, оформление приказов по запросу (по шаблону) с последующим информированием сотрудников и отслеживанием своевременности исполнения данных приказов и распоряжений.