Бизнес ассистент/персональный ассистент

1. Оптимизировала рабочий график руководителя через внедрение системы цветового кодирования, что сократило непродуктивные временные затраты;

2. Организовала деловые встречи и совещания (внутренние, с ключевыми партнерами), контролировала: логистику, техническую готовность, готовность необходимых материалов;

3. Организовывала деловые и личные поездки руководителя "под ключ": перелеты, проживание, маршруты, тайминг;

4. Координировала процесс участия в ключевых мероприятиях (более 10 конференций за год);

5. Подготавливала информационно-аналитические материалы, отчеты и
презентации, включая материалы к публичным выступлениям руководителя;

6. Выступала ключевым координатором руководителя: фильтровала и перенаправляла входящие запросы, освобождая время руководителя для принятия стратегических решений;

7. Контролировала работу бытовых и сервисных подрядчиков, контролировала качество услуг;

8. Внедрила автоматизированную систему управления персональными датами партнеров и семьи;

9. Обеспечивала конфиденциальное решение личных задач руководителя;

10. Самостоятельно представляла интересы руководителя в государственных органах (ИФНС, нотариальные конторы), что значительно экономило время руководителя.

1. Разрабатывала и согласовывала график проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий;

2. Готовила проекты писем и других документов по поручению руководителя;

3. Организовывала деловые и личные поездки руководителя "под ключ": перелеты, проживание, маршруты, тайминг;

4. Выполняла работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем: сбор материалов, оповещение участников, повестке дня, а также вела и оформляла протоколы заседаний и совещаний;

5. Занималась документооборотом: подготовка, согласование, контроль исполнения договоров. Ввела систему приоритизации;

6. Участвовала во внедрении системы электронного документооборота 1С в компании: описывала и оптимизировала бизнес-процессы, проводила инструктаж для сотрудников;

7. Выступала заместителем руководителя в его отсутствие: доносила его решения до подразделений, координировала кросс-функциональные задачи и контролировала сроки;

8. Отвечала за бесперебойную работу и конфиденциальность личного кабинета руководителя, контролировала состояние техники, расходных материалов и документов;

9. Занималась получением и отправкой корреспонденции посредством курьерской службы, почтой России, а также обработкой электронной почты компании;

10. Проводила работу по обеспечению сохранности документации и своевременной передаче ее в архив;

11. Выполняла отдельные служебные и личные поручения руководителя.

1. Вела первичный документооборот в системе 1С:Документооборот, формируя и регистрируя договоры и акты;

2. Занималась системой регистрации и распределения всей входящей корреспонденции (письма, счета, официальные запросы) в 1С. Организовала оперативную рассылку уведомлений ответственным сотрудникам;

3. Контролировала процесс оформления и регистрации внутренних приказов (по личному составу, по основной деятельности) и доверенностей, обеспечивая их юридическую корректность и своевременное доведение до сведения сотрудников;

4. Участвовала в подготовке кадровых документов (должностные инструкции) и ежемесячно формировала сводный табель учета рабочего времени для 50+ сотрудников, обеспечивая точность данных для расчета заработной платы;

5. Работала с курьерскими службами и почтой, обеспечивая соблюдение сроков доставки;

6. Полностью сопровождала процесс оформления командировок сотрудников — от приказа до подготовки авансового отчета;

7. Отвечала за организацию рабочего пространства в приемной и кабинетах руководства. Контролировала запас расходных материалов, работу оргтехники и общий порядок.