Офис-менеджер

Организация полного цикла работы офиса
Документационное обеспечение управления:
• приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
• работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
• работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
• организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
• работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
• оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
• по поручению Генерального директора и руководящего состава департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
• приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
• Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

Обеспечение подготовки и организации работы офиса.
Координирование работы по ведению делопроизводства (оформление, регистрация, прохождение и хранение документации в соответствии со стандартами делопроизводства). Организация документооборота офиса.
Обеспечение взаимодействия офиса с другими структурными подразделениями предприятия.
Организация работы по инвентаризации хозяйства офиса.
Заказ и бронирование авиа/жд билетов, гостиниц по России для сотрудников.
Встреча гостей, посетителей,
Набор персонала, размещение вакансий в СМИ, отбор кандидатов.
Заказ канцтоваров, воды, жизнеобеспечение офиса.