Помощник руководителя / секретарь-референт / ассистент руководителя / офис-менеджер / секретарь

1. Составление, учет и контроль ежемесячного графика прохождения рекламных материалов на время верстки изданий.
2. Осуществление общего руководства отделом выпуска и предпечатной подготовке (5-8 человек)
- ответственный секретарь 1 человек,
- секретарь по согласованию рекламы 1-2 человека,
- корректор 1 человек,
- дизайнер – верстальщик 2-3 человека,
- фотограф – 1 человек.
3. Ознакомление дизайнеров со схемой издания по количеству полос, по наличию вкладок (их количество) и др. возможные особенности.
- установка сроков сдачи материалов в типографию.
4. Организация и контроль верстки изданий
5. Планирование очередного номера журнала, газеты, каталога (количество рекламных и текстовых полос в рубриках их расположение и по очередность с учетом определенного процентного соотношения рекламы и статей в издании)
6. Составление и утверждение с генеральным директором должностных инструкций сотрудников отдела.
7. Работа с готовыми текстами и статьями и дальнейшая передача готовых планов дизайнеру:
- разговор с журналистом (автором) материала заявленного в текущий номер издания на предмет готовности, источника фоторяда, и др. рабочих моментов
- контроль над своевременным согласованием материала с консультантами, редактором, рекламным отделом.
- передача материала литературному корректору.
- макетирование материала с учетом определенной площади, фоторяда, возможных врезок, подверсток и рекламы заявленной под данную статью и прочих особенностей данного материала.
- передача макета дизайнеру в работу
- передача сверстанного макета статьи на первую правку корректору и журналисту (автору)
- дополнение и корректировка сверстанного материала до идеального варианта
8. Работа с типографией
- согласование сроков подачи материалов
- согласование технических требований
- согласование издания перед непосредственной печатью (подпись в печать)
9. разработка и составление «содержания» издания
10. Составление ведомости о проделанной работе журналистов и фотографа для бухгалтерии.

1. Составление, учет и контроль ежемесячного графика прохождения рекламных материалов на время верстки изданий.
2. Осуществление общего руководства ответственным секретарем и секретарями по согласованию рекламы
3. Тесная работа с дизайнерами:
- ознакомление со схемой издания по количеству полос, по наличию вкладок (их количество) и др. возможные особенности.
- установка сроков сдачи материалов в типографию.
4. Организация и контроль верстки изданий
5. Планирование очередного номера журнала, газеты, каталога (количество рекламных и текстовых полос в рубриках их расположение и по очередность с учетом определенного процентного соотношения рекламы и статей в издании)
6. Работа с московским офисом.
7. Работа с готовыми текстами и статьями и дальнейшая передача готовых планов дизайнеру:
- разговор с журналистом (автором) материала заявленного в текущий номер издания на предмет готовности, источника фоторяда, и др. рабочих моментов
- контроль над своевременным согласованием материала с консультантами, редактором, рекламным отделом.
- передача материала литературному корректору.
- макетирование материала с учетом определенной площади, фоторяда, возможных врезок, подверсток и рекламы заявленной под данную статью и прочих особенностей данного материала.
- передача макета дизайнеру в работу
- передача сверстанного макета статьи на первую правку корректору и журналисту (автору)
- дополнение и корректировка сверстанного материала до идеального варианта
8. Работа с типографией
- согласование сроков подачи материалов
- согласование технических требований
- согласование издания перед непосредственной печатью (подпись в печать)
9. разработка и составление «содержания» издания

1. Составление, учет и контроль ежемесячного графика прохождения рекламных материалов на время верстки изданий.
2. Осуществление общего руководства секретарями по согласованию рекламы
3. Тесная работа с дизайнерами:
- ознакомление со схемой издания по количеству полос, по наличию вкладок (их количество) и др. возможные особенности.
- установка сроков сдачи материалов в типографию.
4. Организация и контроль верстки изданий
5. Планирование очередного номера журнала, газеты, каталога (количество рекламных и текстовых полос в рубриках их расположение и по очередность с учетом определенного процентного соотношения рекламы и статей в издании)
6. Работа с московским офисом.
7. Работа с готовыми текстами и статьями и дальнейшая передача готовых планов дизайнеру:
- разговор с журналистом (автором) материала заявленного в текущий номер издания на предмет готовности, источника фоторяда, и др. рабочих моментов
- контроль над своевременным согласованием материала с консультантами, редактором, рекламным отделом.
- передача материала литературному корректору.
- макетирование материала с учетом определенной площади, фоторяда, возможных врезок, подверсток и рекламы заявленной под данную статью и прочих особенностей данного материала.
- передача макета дизайнеру в работу
- передача сверстанного макета статьи на первую правку корректору и журналисту (автору)
- дополнение и корректировка сверстанного материала до идеального варианта
8. Работа с типографией
- согласование сроков подачи материалов
- согласование технических требований
- согласование издания перед непосредственной печатью (подпись в печать)
9. разработка и составление «содержания» издания

1. Тесная работа с дизайнерским отделом
2. Регулярная проверка электронной почты редакции и сортировка электронных писем по адресатам
Работа с заявками:
3. Проверка заявки на предмет наличия полного комплекта материалов для изготовления оригинал-макета
4. Возвращение заявки менеджеру при отсутствии, нехватке или несоответствии материалов техническим требованиям
5. Передача заявок с полным комплектом материалов в дизайнерский отдел для их изготовления
6. Отслеживание своевременного изготовления оригинал-макета дизайнером
7. Подробное изучение готовой рекламы вместе с менеджером фирмы
8. Последующее внесение пропущенной информации
9. Отправление рекламы в фирму по электронной почте либо факсом на согласование
10. Предоставление модуля корректорам с целью выявления в нем ошибок любого вида при наличии обязательного письменного подтверждения о согласовании
11. Передача заявки с рекламой от дизайнера корректору и обратно до тех пор, пока все выявленные ошибки не будут исправлены
12. Раскладка готовых, утвержденных макетов по папкам, на которых указана фамилия менеджера
13. Планирование очередного номера журнала совместно с ответственным секретарем редакции. Определение количества полос журнала с учетом рекламы, текстовых материалов и фирменных элементов журнала (содержание, колонтитулы, открывающие рубрики, бартер и т.п.)
14. Макетирование рекламных модулей в журнале с учетом их размеров, рубрик а так же наценок и т.д.
Верстка:
15. Сортировка согласованной рекламы по рубрикам
16 Подборка к ч/б распечатке полосы с рекламой соответствующих заявок с согласованной рекламой.
17 Просмотр ч/б распечаток и сверка их с заявками с целью выявления и дальнейшего устранения различных технических ошибок
18. Сортировка заявок в архив и в последующие номера
19. Просмотр полос на мониторе верстальщика с целью избежать слияния рекламных макетов по цвету.

Секретарь редакции, офис более 20 человек.
АТС,
факс,
ксерокс,
ПК офисные программы, 1С,
кофеварка,
распределение входящей информации,
встреча гостей и клиентов организации,
контроль и заказ: канцелярские товары, бумага, вода,
поддержание порядка в офисе – уход за комнатными растениями,
обеспечение сотрудников офиса необходимой внутренней документацией – бланки, прайсы, а так же корпоративной продукцией – пакеты, папки, ручки и т.п.
выполнение поручений исполнительного директора,
оповещение всех сотрудников офиса / по структурам /отделам о приказах генерального или исполнительного директора.