Помощник руководителя

Административная поддержка руководителя:
Планирование и координация рабочего графика руководителя.
Организация встреч, переговоров и совещаний, подготовка необходимых материалов.
Ведение протоколов совещаний, контроль исполнения поручений руководителя.
Организация корпоративных мероприятий, поздравлений.

Взаимодействие с партнерами и сотрудниками:
Ведение деловой переписки от имени руководителя.
Коммуникация с партнерами, клиентами и сотрудниками компании.
Информационное взаимодействие с подразделениями.

Документооборот:
Подготовка и оформление договоров, коммерческих предложений, отчетов.
Регистрация, обработка и контроль входящей и исходящей документации.
Архивирование документов, контроль их сохранности.

Работа с телефонными звонками и посетителями:
Прием и фильтрация входящих звонков, организация обратной связи.
Встреча гостей, координация их перемещения по офису.

Финансовый контроль и работа с учетными системами:
Работа в 1С и CRM: оформление счетов, контроль оплат, ведение сделок.
Взаимодействие с бухгалтерией по вопросам финансовых документов.

Обеспечение эффективной работы офиса:
Контроль административных процессов, закупка канцелярии и расходных материалов.
Организация документооборота и работы приемной руководителя.
Обеспечение комфортной рабочей среды для руководителя.

Достижения: взаимодействия с иностранными партнерами (Китай).
Вела переписку и переговоры с ключевым клиентом компании – китайскими партнерами, используя Google Переводчик.
Самостоятельно готовила коммерческие предложения, подписывала спецификации и контролировала документооборот.
Организовала и оптимизировала процесс работы с документацией, что значительно ускорило согласование и подписание документов.
Самостоятельно занималась оформлением постоянных пропусков для руководителей для посещения офиса китайских партнеров, что требовало внимательности и терпения в условиях сложной коммуникации, но в итоге значительно упростило взаимодействие и ускорило рабочие процессы.

- Координация рабочего дня руководителя;
- Выполнение административных поручений руководителя;
- Ведение деловой переписки;
- Сбор данных и составление отчетности по разным участкам производства;
- Написание приказов, распоряжений, служебных записок и доверенностей;
- Контроль сроков выполнения задач другими сотрудниками в установленные сроки;
- Обработка документов в системе 1С, включая регистрацию заявок на оплату и
мониторинг их выполнения;
- Организация уборки и поддержание порядка в помещении;
- Ведение учета, хранения, архивирования и распределения входящей и исходящей документации;
- Организация приема гостей, включая обеспечение комфортного пребывания и сопровождения;
- Бронирование переговорного зала и подготовка для видео трансляции;
- Администрирование совещаний проводимых руководителем, оповещение участников о времени и месте проведения;
- Обеспечение офиса необходимыми товарами, включая закупку канцелярии, продуктов для кофе-брейков и питьевой воды;
- Контроль работы клининговой службы;
- Оформление служебных командировок, заказ билетов и гостиниц;
- Подготовка презентаций и сервировка стола, включая закупку необходимых материалов;
- Участие в организации корпоративных мероприятий, покупка подарков, украшения помещения;
- Обслуживание кофемашины;
- Осуществление технической помощи руководителя: копирование, печать, сканирование;
- Оформление пропусков.

Достижения:
Организация и управление рабочими процессами: привела в порядок документооборот компании, обновив систему хранения документов, заменив старые папки, создав новые реестры в Excel для учета и упорядочив бумажные и электронные файлы. Оптимизировала систему хранения, улучшив организацию документов и повысив точность выполнения задач, ускоряя процессы согласования и минимизируя риски ошибок.

Оптимизация рабочего пространства: улучшила функциональность офисных зон, упорядочив хранение канцелярии и документооборота, что позволило создать комфортную и продуктивную рабочую атмосферу. Это обеспечило более оперативное выполнение повседневных задач и сократило время на поиск необходимых материалов.
Поддержка и уход за офисной инфраструктурой: создала приятную атмосферу для сотрудников, ухаживая за офисными растениями и обеспечив порядок в зонах общего пользования, что благоприятно сказывалось на рабочем настроении команды.

В условиях высокой нагрузки успешно организовала взаимодействие с представителями Газпрома и пожарной инспекции, обеспечив высокий уровень сервиса и удовлетворение всех участников. Это способствовало укреплению деловых отношений и положительному имиджу компании.

- Обработка входящих звонков, сообщений, писем;
- Управление заказами и документацией: эффективная обработка заказов, оформление счетов, работа с документацией;
- Прием и отправка корреспонденции, координация с курьерскими службами, обеспечение офисного функционирования;
- Выполнение поручений руководителя;
- Документационная работа: работа с первичной документацией в 1С, ведение документооборота, взаимодействие с бухгалтерией и кадровой службой;
- Обеспечение хранения документов, структурирование для оптимизации поиска;
- Логистика и административная поддержка: взаимодействие с транспортными компаниями,
контроль транспортной логистики;
- Финансовые и юридические обязанности: ведение реестра договоров, работа с кассовой
дисциплиной, расчет заработной платы;
- Ведение судебных процессов по делу о взыскании долгов;
- Электронный документооборот: подписание и проверка документов в ЭДО;
- Прием гостей и подача напитков;
- Работа с крупными оптовыми компаниями;
- Закупка канцелярии и всего необходимого для жизнеобеспечения офиса (вода, чай, кофе,
мебель, электроника).

Достижения:
Оптимизировала и систематизировала процессы документооборота в компании, внедрив структурированный подход к обработке информации, что повысило оперативность и точность работы с документацией. Разработала сводную таблицу по судебным делам, обеспечив централизованный доступ к актуальным данным и значительно упростив мониторинг юридических процессов.