Помощник руководителя

Ведение деловой переписки:
- Подготовка и отправка коммерческих предложений, договоров, спецификаций, а также отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
Работа с CRM-системами:
- Управление данными клиентов, ведение учета сделок, поддержание актуальности информации о взаимодействиях с клиентами.
Работа в 1С:
- Выставление счетов, отгрузочных документов, УПД, актов сверок; регистрация и контроль выполнения заказов.
Контроль оплаты и взаиморасчетов с клиентами:
- Мониторинг состояния расчетов, взаимодействие с клиентами по вопросам оплаты и урегулирования задолженности.
Контроль поставок продукции:
- Обеспечение выполнения условий договоров и контроль за своевременной поставкой продукции.
Административная поддержка: Выполнение поручений руководителя, включая сканирование, копирование и печать документов.
Документооборот:
- Организация регистрации, учета и архивирования документов; контроль за сохранностью и правильностью хранения.
Взаимодействие с подразделениями:
- Координация работы с производственным отделом, отделом логистики и бухгалтерией для обеспечения бесперебойной работы компании.
Организация встреч и совещаний:
- Ведение протоколов встреч, подготовка материалов для собраний и оповещение участников о времени и месте встреч.
Управление офисными расходами:
- Заказ канцелярии, контроль за расходными материалами, а также организация обслуживания гостей, включая подачу кофе и чая.
Организация корпоративных мероприятий:
- Заказ подарков для сотрудников и клиентов, участие в организации корпоративных мероприятий.

- Координация рабочего дня руководителя;
- Выполнение административных поручений руководителя;
- Ведение деловой переписки;
- Сбор данных и составление отчетности по разным участкам производства;
- Написание приказов, распоряжений, служебных записок и доверенностей;
- Контроль сроков выполнения задач другими сотрудниками в установленные сроки;
- Обработка документов в системе 1С, включая регистрацию заявок на оплату и мониторинг их выполнения;
- Организация уборки и поддержание порядка в помещении;
- Ведение учета, хранения, архивирования и распределения входящей и исходящей документации;
- Организация приема гостей, включая обеспечение комфортного пребывания и сопровождения;
- Бронирование переговорного зала и подготовка для видео трансляции;
- Администрирование совещаний проводимых руководителем, оповещение участников о времени и месте проведения;
- Товарно-хозяйственное обеспечение, включая закупку чая, кофе, воды и канцтоваров;
- Контроль работы клининговой службы;
- Оформление служебных командировок, заказ билетов и гостиниц;
- Подготовка презентаций и сервировка стола, включая закупку необходимых материалов;
- Участие в организации корпоративных мероприятий, покупка подарков, украшения помещения;
- Обслуживание кофемашины;
- Осуществление технической помощи руководителя: копирование, печать, сканирование;
- Оформление пропусков

- Обработка входящих звонков, сообщений, писем;
- Управление заказами и документацией: эффективная обработка заказов, оформление счетов, работа с документацией;
- Прием и отправка корреспонденции, координация с курьерскими службами, обеспечение офисного функционирования;
- Выполнение поручений руководителя;
- Документационная работа: работа с первичной документацией в 1С, ведение документооборота, взаимодействие с бухгалтерией и кадровой службой;
- Обеспечение хранения документов, структурирование для оптимизации поиска;
- Логистика и административная поддержка: взаимодействие с транспортными компаниями,
контроль транспортной логистики;
- Финансовые и юридические обязанности: ведение реестра договоров, работа с кассовой
дисциплиной, расчет заработной платы;
- Ведение судебных процессов по делу о взыскании долгов;
- Электронный документооборот: подписание и проверка документов в ЭДО;
- Прием гостей и подача напитков;
- Работа с крупными оптовыми компаниями;
- Закупка канцелярии и всего необходимого для жизнеобеспечения офиса (вода, чай, кофе,
мебель, электроника)