Руководитель административной службы

- Организация и руководство отделом снабжения (обеспечение бизнес- центра необходимыми средствами гигиены, бытовой химией, мебелью и т.д.)
- Управление и организация работы обслуживающего персонала (клининг, сантех-и ремонтных рабочих, инженеров и энергетиков, охраны) и секретариата. В том числе подбор персонала, ведение табелей рабочего времени и графика отпусков.
- Координация работы отдела рекламы и развития. Участие в создании сайта, сувенирной и рекламной продукции.
- Создание уникального каталога для ГК «БалтИнвест Групп».
- Получение постоянных договоров с энергоснабжающими организациями. Согласование проектов в Ростехнадзоре, ОАО «ПСК»,ОАО «ТГК». Получение допусков в постоянную эксплуатацию.
- Делопроизводство и архивирование. Ведение документооборота по зданию и аренде.
- Взаимодействие с коммунальными службами, обслуживающими организациями и всеми структурами регламентирующими и контролирующими деятельность бизнес- центра. Подготовка необходимых документов, выполнение требований.
-Анализ и оптимизация расходов и качества получаемых услуг. Сокращение расходов бизнес- центра
-Ежедневный мониторинг предоставляемых арендаторам услуг и тенденций рынка для более эффективного и взаимовыгодного сотрудничества с клиентами и поставщиками.
-Контроль за состоянием здания, своевременная организация ремонта и других необходимых мероприятий ( уборка снега, очистка крыш, капитальный ремонт и т.д.)

-Планирование, организация и контроль службы.
-Обеспечение взаимодействия Административной службы с другими структурными подразделениями предприятия.
-Организация и ведение документооборота‚ делопроизводства‚ частично кадрового делопроизводства.
-Решение организационных вопросов
-Заказ авиа-ж/д билетов. Бронирование гостиниц.
-Поиск информации по требованию руководителя‚ а также выполнение поручений
-Работа с интернетом( отправка и проверка эл. почты‚ поиск информации)
-Оформление справок по требованию сотрудников (зарплата‚ стаж работы)
-Подготовка документов (учредительных и информативных) для предоставления акционерам предприятия
-Заказ печатей‚ визиток‚ плакатов (широкоформатные копии)
-Обеспечение жизнедеятельности офиса
-Организация встреч, приём гостей
-Ведение деловых переговоров и переписки.

-Прием и перераспределение всей входящей информации, поступающей в секретариат (телефонные звонки, факсы, эл. сообщения). Ведение журнала регистрации входящей и исходящей почты.
-Отправка и регистрация исходящей почтовой корреспонденции, включая отправления через курьерские службы. Контроль возврата извещений об уведомлении.
-Организация рабочего дня руководителя, организация совещаний, встреч, переговоров. —Сервисное сопровождение переговорных процессов, подача напитков и т. д. —Документационная поддержка. Подготовка и представление материалов к совещаниям, встречам (определение тем, вопросов, доведение до участников совещания, согласование с ними). —Формирование и обновление списка телефонных номеров абонентов офиса. -Организация командировок ген. директора и сотрудников компании, заказ авиа и ж/д билетов, организация размещения. —Выполнение личных поручений руководителя (набор текстов, взаимодействие с внешними контактами, сбор информации).
-Организация работы приемной —Ежемесячный заказ канцелярских товаров для сотрудников офиса и воды. Заказ и получение денежных средств, предоставление отчетов. —Заказ визитных карточек для сотрудников.
-Информационная поддержка руководителей и сотрудников компании. —Заказ билетов на различные мероприятия (концерты, игры).