Секретарь руководителя( СПБ ГБУ Спортивная Школа Олимпийского Резерва по Хоккею Динамо-юниор )

10 Ноября

от 57 950 руб.

Партнерские Вакансии

Город:

Санкт-Петербург

Занятость:

Полная занятость

Компания "СПБ ГБУ Спортивная Школа Олимпийского Резерва по Хоккею Динамо-юниор"

Обязанности:

Осуществляет работу по организационному обеспечению деятельности директора учреждения.
Оказывает помощь директору в планировании рабочего времени.
Принимает документы и личные заявления от работников учреждения на подпись директору.
Информирует директора об обращениях работников учреждения по рабочим и личным вопросам, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Информирует работников учреждения о решениях директора.
Организует обмен информацией между заместителями директора, структурными подразделениями учреждения и директором.
Ведет список телефонов работников учреждения, обеспечивает его актуальность.
Осуществляет запись на прием к директору.
Выполняет работу по подготовке совещаний, заседаний, иных мероприятий, проводимых при участии директора.
Ведет и оформляет протоколы совещаний и заседаний.
Получает, предварительно рассматривает, сортирует и проверяет комплектность поступающих документов.
Передает зарегистрированные документы в соответствии с принятым решением (резолюцией директора (лица, его замещающего)) в структурные подразделения учреждения и(или) конкретным исполнителям.
Ведет учет и контроль получения руководителями и(или) специалистами структурных подразделений учреждения – ответственными исполнителями документов, переданных для исполнения, учета.
Ведет журнал учета местных командировок работников учреждения.
Регистрирует распорядительные документы по основной (профильной) деятельности учреждения в соответствующем журнале.
Регистрирует оформленные в установленном порядке доверенности от имени учреждения в соответствующем журнале.
Проверяет правильность и точность оформления подготовленных работниками учреждения проектов документов, личных заявлений, передаваемых директору (лицу, его замещающему) на подпись, обеспечивает их качественное редактирование (в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами), исключает дублирование информации.
Осуществляет контроль за качественным выполнением работниками учреждения распорядительных документов, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений директора.
Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.
Обеспечивает сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации, полученной служебной информации.
Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
Ведет электронный документооборот (ЕСЭДД).

Требования:

Образование - высшее
Опыт работы - не менее двух лет выполнения работ по организационному
и документационному обеспечению деятельности руководителя организации
Опыт работы в ЕСЭДД (единая система электронного документооборота и делопроизводства) желателен;
Секретарь руководителя должен обладать функциональными знаниями и умениями, включающими:
принципы и правила планирования рабочего времени;

умение применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;

знание общих требований к номенклатуре дел, методики ее составления и оформления;

методы оформления и обработки документов;

умение работать с компьютером, электронной почтой, браузерами, пользоваться офисным пакетом (текстовый редактор, таблицы);

умение использовать в работе справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», оргтехнику.