Компания "СММ"
Обязанности: Администрирование и коммуникация
- Приём, фильтрация и распределение входящих телефонных звонков;
- Приём, регистрация входящей корреспонденции и организация отправки исходящих писем;
- Организация встреч, приёмов гостей, подготовка совещаний и переговоро
Организационное сопровождение (тревел и финансы)
- Заказ авиа- и ж/д билетов, бронирование гостиниц для сотрудников и руководства;
- Получение счетов от гостиниц и занесение их в ERP-систему (создание заявок на оплату / счетов на оплату);
- Контроль прохождения оплаты (взаимодействие с ФЭО, бухгалтерией);
- Документооборот и учёт (с использованием 1С:Документооборот);
- Копирование, сканирование, распечатка документов;
- Учёт и хранение подлинных экземпляров договоров с приложениями — ведение реестров в 1С:Документооборот (создание карточек, привязка сканов, маршруты согласования, контроль сроков);
- Обеспечение сохранности бумажных оригиналов с привязкой к записям в 1С:ДО.
Исполнительская дисциплина и замещение
- Выполнение личных поручений руководства;
- На период отпуска делопроизводителя — полное замещение:
- ведение делопроизводства в 1С:Документооборот (регистрация входящих/исходящих, резолюции, контроль исполнения).
- ведение протоколов совещаний (фиксация, оформление, рассылка, загрузка в 1С:ДО).
- Проверка и регистрация приказов (контроль правильности оформления, визирования, присвоение регистрационных номеров, внесение в 1С:ДО);
- Проверка исходящих писем (контроль реквизитов, адресата, наличия виз, соответствия корпоративным стандартам оформления);
- Работа с документами ДСП (для служебного пользования) — регистрация, учёт, хранение и передача с соблюдением режима конфиденциальности, ведение отдельных реестров.
Требования: - Опыт работы секретарем;
- Хорошее знание офисных программ ( в т.ч. 1С, электронный документооборот), навыки работы с оргтехникой (факс, сканер);
- Грамотная устная и письменная речь, знание деловой этики;
- Опыт ведения протоколов.
Условия: - Официальное трудоустройство согласно ТК РФ (Срочный договор);
- Полностью белая заработная плата, своевременные выплаты 2 раза в месяц;
- Официальная белая заработная плата;
- Размер заработной платы по результатам собеседования;
- Режим работы 5/2 с 8.30-17.30, в пятницу до 16.15.