Офис-менеджер (электронный документооборот)

18 Ноября

от 70 000 до 80 000 руб.

Партнерские Вакансии

Компания "Кистоун Лоджистикс"

ООО Кистоун Лоджистикс уже более 16 лет предоставляет своим клиентам полный комплекс услуг транспортно-экспедиционного обслуживания по всему миру. Штат наших сотрудников насчитывает более 500 человек.

Мы в поисках ответственного и готового к работе в режиме многозадачности офис-менеджера в нашу команду для работы в центральном офисе Компании.

Вакансия открыта в связи с повышением действующего сотрудника. Функционал делится между двумя офис-менеджерами каждого из офисов.

Какие задачи мы ставим:

1. Работа с документами (преимущественно в 1С: Документооборот):

• Регистрация и распределение входящей корреспонденции внутри компании в соответствии с видом документа
• Регистрация и организация отправки исходящей документации посредством собственного курьера, курьерских служб или Почты России
• Контроль соблюдения сотрудниками инструкции по делопроизводству и матрицы согласования документов
• Приём и проверка договорных документов на соответствие согласованной редакции перед передачей на подписание Генеральному директору и его заместителям

2. Жизнеобеспечение офиса:

• Заказ канцелярии, хозяйственных товаров и мебели (преимущественно работаем с Комус, Экспресс Офис, Веселый Водовоз)
• Заказ продуктов на общую кухню (вода, чай, кофе, молоко, печенье, сладости)
• Учёт затрат на административную деятельность в 1C: Предприятие и взаимодействие с бухгалтерией по контролю оплат
• Бронирование переговорных для совещаний и встреч
• Контроль за службой клининга, поддержание общего порядка в офисе
• Ведение деловой переписки в пределах своей компетенции по административной деятельности
• Взаимодействие с управляющей компанией бизнес-парка, с ремонтными службами, с IT-отделом компании с целью решения административных вопросов
• Организация поздравления сотрудников от лица компании с Днём Рождения (в т.ч. заказ цветов, тортов, подарочных сертификатов)
• Учёт подотчетных средств на офисную деятельность в MS Excel
• Прием и распределение входящих звонков и e-mail (MS Outlook)
• Встреча и прием гостей (разместить в переговорной и предложить чай, кофе)

Наши ожидания по квалификации:

• Высшее или неоконченное высшее образование
• Опытный пользователь MS Office – Word, Excel
• Понимание делового этикета - грамотная устная и письменная речь
• Опыт работы в административной сфере от 1 года
• Знание 1С: Документооборот будет преимуществом
• Знание видов документов (организационных, бухгалтерских, коммерческих)
• Коммуникабельность, внимательность, умение работать в режиме многозадачности

Мы предлагаем:

• Постоянно развивающуюся корпоративную культуру с целью заботы о сотрудниках
• Интересные задачи, профессиональное развитие и возможность карьерного роста
• Своевременную и фиксированную оплату труда
• График работы: Пн-Пт с 10:00 до 19:00
• Оформление согласно ТК РФ
• Испытательный срок от 2 до 3 месяцев
• Возможность оформления ДМС (Альфа Страхование) после испытательного срока
• Корпоративный спорт 2 раза в неделю в 5 минутах ходьбы от офиса
• Офис на территории Бизнес-парка "Полюстрово" (класс А)
  https://maps.app.goo.gl/gxsPFNhBVNyPQoU86
• Трансфер от м. Площадь Ленина и Лесная
  https://benuabus.ru/